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Korrekter Umgang mit E-Mails

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E-Mails: Die Grundlagen

Wie bei jeder Kommunika­tions­form muss man auch bei E-Mails einige Regeln be­ach­ten. Im folgenden Bei­trag geht es um die Konfigura­tion und Hand­habung von E-Mails in der tag­täglichen Praxis.

E-MailBild: Gerd Altmann auf Pixabay.com

Konfiguration

  • Korrekter Absender
    Konfigurieren Sie in Ihrem E-Mail-Programm eine kor­rek­te Absender-Er­ken­nung. Zur Kont­rolle sen­den Sie sich selbst eine E-Mail.
  • Signatur verwenden
    Verwenden Sie eine Signatur unter dem E-Mail-Text, diese sollte aber nicht mehr als 4 Zeilen umfassen (Stan­dard). Eventuell ergänzen Sie die Signatur mit der Gruss­formel.

Kundengewinnungslabor

Handhabung

  • Betreff
    Verwenden Sie immer eine aussagefähige Betreffzeile. E-Mails ohne Betreff wer­den teilweise von Anti­spam­sys­temen heraus­gefiltert.
  • Anrede
    Verwenden Sie immer eine korrekte, höfliche Anrede.
  • Fehler
    Vermeiden Sie (zu viele) Rechtschreibfehler.
  • Zitieren
    Beim Beantworten einer E-Mail zitieren Sie nicht den ganzen Text. Solche E-Mails wirken sehr unüber­sichtlich. Zitieren Sie nur die benö­tig­ten Ab­schnitte.
  • Gruss
    Beenden Sie Ihre E-Mails immer mit einem höflichen Gruss, eventuell auto­ma­tisch via Signatur.
  • Grösse der Beilagen be­ach­ten
    Versenden Sie nicht unauf­ge­fordert E-Mails im Mega-Byte-Bereich. Nicht jeder Empfänger hat eine Breit­band­ver­bindung ins Internet und immer mehr Anwender rufen ihre E-Mails auch per Smart­phone ab.
  • Attachments
    Müssen Sie einen grös­se­ren Anhang versenden, kom­pri­mieren Sie ihn vorher.
  • Dateiformat beachten
    Versenden Sie keine An­hän­ge in einem Format, welches Ihr Partner nicht lesen kann. Klären Sie die­sen Punkt im Voraus ab (Version be­ach­ten!).
  • Aktuelles Antivirenprogramm ver­wen­den
    Überprüfen Sie Ihre E-Mails auf Viren.
  • Verschlüsselung
    Verschlüsseln Sie Ihre E-Mails bei wichtigem Sach­verhalt. Achten Sie aber darauf, ob der Empfänger diese E-Mails auch ent­schlüs­seln kann.
  • GROSSSCHREIBEN ver­me­iden
    SCHREIBEN SIE NICHT GROSS, gilt im Internet als Schreien und ist nur sehr schwer lesbar. Falls Sie die Gross/Kleinschreibung nicht beherrschen, schreiben Sie besser alles klein.
  • Spam
    Spammen Sie nicht (ver­senden Sie keinen Werbe­müll).
  • BCC anstatt CC
    Wenn Sie ein E-Mail an meh­re­re Personen ver­senden, ver­wen­den Sie für die Kopien nicht den Befehl CC (Carbon Copy), sondern die Anweisung BCC (Blind Carbon Copy).
  • Hoax
    Leiten Sie keine Kettenbriefe (Hoax) weiter. (E-Mails wie „ein ge­fährlicher Virus ist unter­wegs“ etc.).
  • Order für die Übersicht
    Legen Sie im E-Mail-Pro­gramm Ordner an. Damit können Sie Ihre E-Mails we­sent­lich über­sichtlicher ver­walten.
  • Archivierung
    E-Mails löschen oder ar­chi­vieren? Definieren Sie Richt­linien, wie mit den E-Mails umgegangen wird. Beachten Sie die gesetzlichen Rege­lungen.
  • Zweit Adresse verwenden
    Nehmen Sie gerne an Ge­winnspielen teil? Die einge­reich­ten E-Mail-Adressen werden des Öfteren für un­ver­langte Werbeversände zweck­entfremdet. Besorgen Sie sich für Gewinnspiele ei­ne kostenlose E-Mail-Adresse bei einem der zahl­losen Anbieter. Diese Adressen können Sie in regel­mässig Abständen auf­lö­sen.

Autor: Walter B. Walser, kundennutzen.ch

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Seit 1995 hat Walter B. Walser Erfahrung im Umgang mit dem Internet. Er gründete 2001 ein Magazin, kundennutzen.ch, das sich auf praktisches Online-Marketing und Online-Werkzeuge konzentrierte. Als Agenturleiter hatte er Unternehmern geholfen, die Effektivität ihrer Website um 100% zu steigern. Ausserdem hatte Walser kleine Unternehmen in Bezug auf ihre Internetpräsenz beraten und war spezialisiert auf die Wartung und Optimierung von Websites. Zu seinen Interessen gehören Umweltschutz und Geopolitik.