Korrekter Umgang mit E-Mails

E-Mails: Die Grundlagen

Bei E-Mails, wie bei allen Kommunikationsmitteln, gibt es bestimmte Spielregeln. Im nächsten Abschnitt tauchen wir in die Welt der E-Mail-Verwaltung im Alltag ein.

Informationen gemäss Stand vom 28.8.2024

Konfiguration

• Korrekter Absender
  Konfigurieren Sie in Ihrem E-Mail-Programm eine korrekte Absender-Erkennung. Zur Kontrolle senden Sie sich selbst eine E-Mail.
• Signatur verwenden
  Verwenden Sie eine Signatur unter dem E-Mail-Text, diese sollte aber nicht mehr als 4 Zeilen umfassen (Standard). Eventuell ergänzen Sie die Signatur mit der Grussformel.

Handhabung

• Betreff
  Verwenden Sie immer eine aussagefähige Betreffzeile. E-Mails ohne Betreff werden von Antispam-Systemen herausgefiltert.
• Anrede
  Verwenden Sie immer eine korrekte, höfliche Anrede.
• Fehler
  Vermeiden Sie (zu viele) Rechtschreibfehler. Mit kostenlosen Werkzeugen können Sie Ihre Texte überprüfen.
• Zitieren
  Beim Beantworten einer E-Mail zitieren Sie nicht den ganzen Text. Solche E-Mails wirken sehr unübersichtlich. Zitieren Sie nur die benötigten Abschnitte.
• Gruss
  Beenden Sie Ihre E-Mails immer mit einem höflichen Gruss, eventuell automatisch via Signatur.
• Grösse der Beilagen beachten
  Versenden Sie nicht unaufgefordert E-Mails im Mega-Byte-Bereich. Nicht jeder Empfänger hat eine Breitbandverbindung ins Internet und immer mehr Anwender rufen ihre E-Mails auch per Smartphone ab.
• Attachments
  Müssen Sie einen grösseren Anhang versenden, komprimieren Sie ihn vorher.
• Dateiformat beachten
  Versenden Sie keine Anhänge in einem Format, welches Ihr Partner nicht lesen kann. Klären Sie diesen Punkt im Voraus ab (Programm-Version beachten!).
• Aktuelles Antivirenprogramm verwenden
  Überprüfen Sie die E-Mails auf Viren.
• Verschlüsselung
  Verschlüsseln Sie Ihre E-Mails bei wichtigem Sachverhalt. Achten Sie aber darauf, ob der Empfänger diese E-Mails auch entschlüsseln kann.
• GROSSSCHREIBEN vermeiden
  SCHREIBEN SIE NICHT GROSS, gilt im Internet als Schreien und ist nur sehr schwer lesbar. Falls Sie die Gross-/Kleinschreibung nicht beherrschen, schreiben Sie besser alles klein.
• Beantwortung der E-Mails
  Beantworten Sie E-Mails spätestens innert 24 Stunden. Dauert es länger bis unendlich, machen Sie einen schlechten Eindruck und verlieren gegebenenfalls potenzielle Kunden.
• Spam
  Spammen Sie nicht (versenden Sie keinen Werbemüll).
• BCC anstatt CC
  Wenn Sie ein E-Mail an mehrere Personen versenden, verwenden Sie für die Kopien nicht den Befehl CC (Carbon Copy), sondern die Anweisung BCC (Blind Carbon Copy).
• Hoax
  Leiten Sie keine Kettenbriefe (Hoax) weiter. (E-Mails wie „ein gefährlicher Virus ist unterwegs“ etc.).
• Order für die Übersicht
  Legen Sie im E-Mail-Programm Ordner an. Damit können Sie Ihre E-Mails wesentlich übersichtlicher verwalten.
• Archivierung
  E-Mails löschen oder archivieren? Definieren Sie Richtlinien, wie mit den E-Mails umgegangen wird. Beachten Sie die gesetzlichen Regelungen.
• Zweite Adresse verwenden
  Nehmen Sie gerne an Gewinnspielen teil? Die eingereichten E-Mail-Adressen werden des Öfteren für einen unverlangten Versand zweckentfremdet. Besorgen Sie sich für Gewinnspiele eine kostenlose E-Mail-Adresse bei einem der zahllosen Anbieter. Diese Adressen können Sie in regelmässige Abständen auflösen.

PS

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Autor: Walter B. Walser, kundennutzen.ch