Korrekter Umgang mit E-Mails

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E-Mail-Beitrag

Wie bei jeder Kommunikationsform muss man auch bei E-Mail einige Regeln beachten. Im folgenden Beitrag geht es um die Konfiguration und Handhabung von E-Mails in der tagtäglichen Praxis.

E-Mail Bildquelle von Gerd Altmann auf Pixabay

Konfiguration

  • Korrekter Absender
    Konfigurieren Sie in Ihrem E-Mail-Programm eine korrekte Absender-Erkennung. Zur Kontrolle senden Sie sich selbst eine E-Mail.
  • Signatur verwenden
    Verwenden Sie eine Signatur unter dem E-Mail-Text, diese sollte aber nicht mehr als 4 Zeilen umfassen (Stan­dard). Eventuell ergänzen Sie die Signatur mit der Grussformel.

Handhabung

    • Betreff
      Verwenden Sie immer eine aussagefähige Betreffzeile. E-Mails ohne Betreff werden teilweise von Anti­spam­sys­temen herausgefiltert.
    • Anrede
      Verwenden Sie immer eine korrekte, höfliche Anrede.
    • Fehler
      Vermeiden Sie (zu viele) Rechtschreibfehler.
    • Zitieren
      Beim Beantworten einer E-Mail zitieren Sie nicht den ganzen Text. Solche E-Mails wirken sehr unübersichtlich. Zitieren Sie nur die benötigten Abschnitte.
    • Gruss
      Beenden Sie Ihre E-Mails immer mit einem höflichen Gruss, ev. automatisch via Signatur.
    • Grösse der Beilagen beachten
      Versenden Sie nicht unaufgefordert E-Mails im Mega-Byte-Bereich. Nicht jeder Empfänger hat eine Breit­band­ver­bindung ins Internet und immer mehr Anwender rufen ihre E-Mails auch per Smartphone ab.
    • Attachments
      Müssen Sie einen grösseren Anhang versenden, komprimieren Sie ihn vorher.
    • Dateiformat beachten
      Versenden Sie keine Anhänge in einem Format, welches Ihr Partner nicht lesen kann. Klären Sie diesen Punkt im Voraus ab (Version beachten!).
    • Aktuelles Antivirenprogramm verwenden
      Überprüfen Sie Ihre E-Mails auf Viren.
    • Verschlüsselung
      Verschlüsseln Sie Ihre E-Mails bei wichtigem Sachverhalt. Achten Sie aber darauf, ob der Empfänger diese E-Mails auch entschlüsseln kann.
    • GROSSSCHREIBEN vermeiden
      SCHREIBEN SIE NICHT GROSS, gilt im Internet als Schreien und ist nur sehr schwer lesbar. Falls Sie die Gross/Kleinschreibung nicht beherrschen, schreiben Sie besser alles klein.
    • Spam
      Spammen Sie nicht (versenden Sie keinen Werbemüll).
    • BCC anstatt CC
      Wenn Sie ein E-Mail an mehrere Personen versenden, verwenden Sie für die Kopien nicht den Befehl CC (Carbon Copy), sondern die Anweisung BCC (Blind Carbon Copy).
    • Hoax
      Leiten Sie keine Kettenbriefe (Hoax) weiter. (E-Mails wie „ein gefährlicher Virus ist unterwegs“ etc.).
    • Order für die Übersicht
      Legen Sie im E-Mail-Programm Ordner an. Damit können Sie Ihre E-Mails wesentlich übersichtlicher verwalten.
    • Archivierung
      E-Mails löschen oder archivieren? Definieren Sie Richtlinien, wie mit den E-Mails umgegangen wird. Beachten Sie die gesetzlichen Regelungen.
  • Zweit Adresse verwenden
    Nehmen Sie gerne an Gewinnspielen teil? Die eingereichten E-Mail-Adressen werden des Öfteren für unverlangte Werbeversände zweckentfremdet. Besorgen Sie sich für Gewinnspiele eine kostenlose E-Mail-Adresse bei einem der zahllosen Anbieter. Diese Adressen können Sie in regelmässig Abständen auflösen.

Autor: Walter B. Walser, kundennutzen.ch

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Gründer des pra­xis­na­hen On­li­ne-Mar­ke­ting Ma­ga­zins kundennutzen.ch, Autor und Online-Marketing Manager. Er half frü­her Un­ter­neh­mern 100% mehr aus Ihrer Web­site he­r­au­­s­zu­­­ho­len. Er hat KMU in Bezug auf deren Web­auf­tritt be­raten und sich auf die Web­si­te-Pfle­ge, Web­si­te-Opti­mie­rung und das On­li­ne-Mar­ke­ting mit On­li­ne-Tools spe­zia­li­siert.