Achtung, Powerpoint-Show
Eine der grössten Unsitten im E-Mail-Zeitalter ist der massenweise Versand von vermeintlich lustigen Powerpoint-Folien, Witzen, Filmsequenzen und ähnlichen Spässen. Unverlangt wird da tonnenweise Material an Leute verschickt, die daran keinerlei Interesse haben.
Quelle: Gerd Altmann auf Pixabay.com
Besonders peinlich wird die Angelegenheit, wenn das Material an die Firmenadresse eines Bekannten geschickt wird und diese riesigen Dateianhänge gelegentlich den E-Mail-Server des Arbeitgebers zum Absturz bringen.
Zudem werden diese E-Mails meist per Carbon Copy-Befehl (CC) anstatt per Blind-Copy-Befehl (BCC) verschickt. So ist schnell ersichtlich, wer zum Bekanntenkreis des Absenders gehört. Da sträuben sich jedem Datenschutzgläubigen die Haare. Pech gehabt für denjenigen, der seine persönliche E-Mail-Adresse nur den besten Freunden und Geschäftspartnern mitteilen wollte. Versender von SPAM (Werbemüll) haben an solchen E-Mails eine Riesenfreude, können sie damit ihren Adressenbestand denkbar einfach erweitern.
Dabei ginge das Ganze viel einfacher. Eine einfache Anfrage bei den Bekannten, ob sie Interesse an solchen Spässen haben, könnte das Problem entschärfen. Zudem sollte man es mit diesen Dateianhängseln, in der Fachsprache Attachment genannt, nicht übertreiben. Diese Anhängsel sollten eine Grösse von ca. 9 Megabyte nicht übersteigen.
Wenn schon Kopien an mehrere Personen, die sich nicht gegenseitig kennen, per Blind Copy-Befehl (BCC). Damit sieht der Empfänger nicht, wer das entsprechende E-Mail noch erhalten hat.
Achtung Outlook Express-Anwender: Standardmässig ist der Befehl BCC deaktiviert. Mit dem Befehl „Ansicht – Alle Kopfzeilen“ wird der Befehl BCC aktiviert.
Ordnung bewahren
Gemäss langjährigen E-Mail-Benutzern sollte der Posteingangsordner immer leer sei. Konkret bedeutet das, das E-Mails, welche nicht sofort gelöscht werden, in einen geeigneten Unterordner verschoben werden. Diese Unterordner kann man praktisch mit jedem E-Mail-Programm in ein paar Sekunden einrichten. Aufgrund eigener Erfahrungen könnte folgende Struktur Anwendung finden:
Pendent
In den Ordner „Pendent“ kommt alles, was noch verarbeitet werden muss. Eventuell legt man je nach Priorität einen eigenen Ordner an.
Newsletter
Hier schlummern alle ungelesenen, abonnierten Newsletter.
Abos
Man sollte ein eigenes Verzeichnis für die Info-E-Mails anlegen, die man erhält, wenn man sich für einen Newsletter oder eine Diskussionsliste einträgt. Zu einem späteren Zeitpunkt weiss man oft nicht mehr, unter welcher Adresse man sich eingetragen hat und wie man das Abo wieder abbestellen kann.
Privat
Falls auf dem Geschäfts-PC private E-Mails eintreffen, könnten diese E-Mails in diesen Ordner verschoben werden.
Kunde X, Lieferant Y
Denkbar ist pro Kunde oder Lieferant einen eigenen Ordner anzulegen. Da dieses System bald zu einem Overkill an Ordner führen kann, legt man einen Ordner nur für diejenigen Kunden und Lieferanten an, mit denen man einen regen Schriftverkehr pflegt.
Archiv
Bearbeitete E-Mails gehören in das Archiv. Man ist immer wieder mal froh, wenn man einen bestimmten Sachverhalt nachlesen kann. Man muss einfach im Voraus abklären, wie lange man die E-Mails archivieren will.
Automatisierung
Viele E-Mail-Programme bieten die Möglichkeit an, sogenannte Filterregeln einzusetzen. Diese übernehmen viele Routinearbeiten für den Anwender. Einige Beispiele:
- Alle E-Mails, die an newsletter@an-mich.ch gerichtet sind, werden automatisch in den Ordner Newsletter abgelegt. Daran denken, alle Newsletter mit dieser Adresse anzumelden.
- Alle E-Mails, welche im Betreff den Text for free enthalten, landen im Ordner Werbemüll. Prüfen Sie allenfalls gelegentlich, ob da nicht irrtümlich eine falsche E-Mail gelandet ist.
- Alle E-Mails mit einem bestimmten Absender sollen direkt auf dem Server gelöscht werden.
Diese Filterregeln werden meistens mit einem Assistenten angelegt und erfordern keinerlei Programmierkenntnisse. Es ist zwar nicht immer ganz einfach, von Anfang an optimale Filterregeln zu erstellen. Prüfen Sie darum regelmässig die Ergebnisse und optimieren Sie Ihre Filterregeln.
Autor: Walter B. Walser, kundennutzen.ch
