Tipps + Tricks zum Thema E-Mails

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Achtung, Powerpoint-Show

Eine der grössten Unsitten im E-Mail-Zeitalter ist der massenweise Versand von vermeintlich lustigen Powerpoint-Fo­lien, Witzen, Filmsequenzen und ähnlichen Spässen. Unverlangt wird da tonnenweise Material an Leute verschickt, die daran keinerlei Interesse haben.

E-Mail

Bildquelle: Gerd Altmann auf Pixabay

Besonders peinlich wird die Angelegenheit, wenn das Material an die Firmenadresse eines Bekannten geschickt wird und diese riesigen Dateianhänge gelegentlich den E-Mail-Server des Arbeit­gebers zum Absturz bringen.

CC nach BCC Zudem werden diese E-Mails meist per Carbon Copy-Befehl (CC) anstatt per Blind-Copy-Befehl (BCC) verschickt. So ist schnell ersichtlich wer zum Bekanntenkreis des Absenders gehört. Da sträuben sich jedem Daten­schutz­gläubi­gen die Haare. Pech gehabt für denjenigen, der seine per­sön­liche E-Mail-Adresse nur den besten Freunden und Geschäfts­part­nern mit­teilen wollte. Versender von SPAM (Wer­be­müll) haben an solchen E-Mails eine Riesen­freunde, können sie damit ihren Adressen­bestand denkbar ein­fach erweitern.

Dabei ginge das Ganze viel einfacher. Eine einfache Anfrage bei den Bekannten, ob sie Interesse an solchen Späs­sen haben, könnte das Problem entschärfen. Zudem sollte man es mit diesen Dateian­hängseln, in der Fach­sprache Attach­ment genannt, nicht übertreiben. Diese Anhängsel sollten eine Grösse von ca. 9 Megabyte nicht übersteigen.

Wenn schon Kopien an mehrere Personen, die sich nicht gegenseitig kennen, per Blind Copy-Befehl (BCC). Damit sieht der Empfänger nicht, wer das entsprechende E-Mail noch erhalten hat.

Achtung Outlook Express-Anwender: Standardmässig ist der Befehl BCC deaktiviert. Mit dem Befehl „Ansicht – Alle Kopfzeilen“ wird der Befehl BCC aktiviert.

Ordnung bewahren

Gemäss langjährigen E-Mail-Benut­zern sollte der Post­eingangsordner immer leer sei. Konkret bedeutet das, das E-Mails, welche nicht sofort gelöscht werden, in einen geeig­neten Un­ter­ordner ver­schoben werden. Diese Unter­ord­ner kann man praktisch mit jedem E-Mail-Programm in ein paar Sekunden einrichten. Aufgrund eigener Er­fah­run­gen könnte folgende Struktur Anwendung finden:

Pendent

In den Ordner „Pendent“ kommt alles, was noch verarbeitet werden muss. Eventuell legt man je nach Prio­ri­tät einen eigenen Ordner an.

Newsletter

Hier schlummern alle ungelesenen, abonnierten Newsletter.

Abos

Man sollte ein eigenes Verzeichnis für die Info-E-Mails anlegen, die man erhält, wenn man sich für einen News­letter oder eine Diskussions­liste einträgt. Zu einem späteren Zeitpunkt weiss man oft nicht mehr, unter welcher Adresse man sich eingetragen hat und wie man das Abo wieder abbestellen kann.

Privat

Falls auf dem Geschäfts-PC private E-Mails eintreffen, könnten diese E-Mails in diesen Ordner verschoben werden.

Kunde X, Lieferant Y

Denkbar ist pro Kunde oder Lieferant einen eigenen Ordner anzulegen. Da dieses System bald zu einem Overkill an Ordner führen kann, legt man einen Ordner nur für diejenigen Kunden und Lieferanten an, mit denen man einen re­gen Schriftverkehr pflegt.

Archiv

Bearbeitete E-Mails gehören in das Archiv. Man ist immer wieder mal froh, wenn man einen bestimmten Sach­ver­halt nachlesen kann. Man muss einfach im Voraus abklären, wie lange man die E-Mails archivieren will.

Automatisierung

Viele E-Mail-Programme bieten die Möglichkeit an, sogenannte Fil­ter­regeln einzusetzen. Diese übernehmen viele Routinearbeiten für den Anwender. Einige Beispiele:

  • Alle E-Mails, die an newsletter@an-mich.ch gerichtet sind, wer­den automatisch in den Ordner Newsletter ab­ge­legt. Daran den­ken, alle Newsletter mit dieser Adresse anzumelden.
  • Alle E-Mails, welche im Betreff den Text for free enthalten lan­den im Ordner Werbemüll. Prüfen Sie allenfalls ge­le­gent­lich, ob da nicht irrtümlich eine falsche E-Mail gelandet ist.
  • Alle E-Mails mit einem bestimmten Absender sol­len direkt auf dem Server gelöscht werden.

Diese Filterregeln werden meistens mit einem Assistenten angelegt und erfordern keinerlei Programmier­kenntn­isse. Es ist zwar nicht immer ganz einfach von Anfang an optimale Filterregeln zu erstellen. Prüfen Sie darum re­gelmässig die Ergebnisse und opti­mieren Sie Ihre Filter­regeln.

Autor: Walter B. Walser, kundennutzen.ch

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Gründer des pra­xis­na­hen On­li­ne-Mar­ke­ting Ma­ga­zins kundennutzen.ch, Autor und Online-Marketing Manager. Er half frü­her Un­ter­neh­mern 100% mehr aus Ihrer Web­site he­r­au­­s­zu­­­ho­len. Er hat KMU in Bezug auf deren Web­auf­tritt be­raten und sich auf die Web­si­te-Pfle­ge, Web­si­te-Opti­mie­rung und das On­li­ne-Mar­ke­ting mit On­li­ne-Tools spe­zia­li­siert.