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Tipps und Tricks zum Thema E-Mails

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Achtung, Powerpoint-Show

Eine der grössten Unsitten im E-Mail-Zeitalter ist der massenweise Versand von vermeintlich lustigen Powerpoint-Folien, Witzen, Filmsequenzen und ähnlichen Spässen. Unverlangt wird da tonnenweise Material an Leute verschickt, die daran keinerlei Interesse haben.

E-MailBild: Gerd Altmann auf Pixabay.com

Besonders peinlich wird die Angelegenheit, wenn das Material an die Firmenadresse eines Be­kannten geschickt wird und diese riesigen Dateianhänge gelegent­lich den E-Mail-Server des Arbeit­gebers zum Absturz bringen.

CC nach BCCZudem werden diese E-Mails meist per Carbon Copy-Befehl (CC) anstatt per Blind-Copy-Befehl (BCC) verschickt. So ist schnell ersichtlich, wer zum Be­kanntenkreis des Absenders gehört. Da sträuben sich jedem Daten­schutz­gläubi­gen die Haare. Pech gehabt für denjenigen, der seine per­sön­liche E-Mail-Adresse nur den besten Freunden und Geschäftspartnern mitteilen wollte. Versender von SPAM (Wer­be­müll) haben an solchen E-Mails eine Riesen­freude, können sie da­mit ihren Adressen­bestand denkbar einfach erweitern.

Dabei ginge das Ganze viel ein­facher. Eine einfache Anfrage bei den Bekannten, ob sie Interesse an solchen Späs­sen haben, könnte das Problem entschärfen. Zudem sollte man es mit diesen Dateian­hängseln, in der Fach­sprache Attach­ment genannt, nicht übertreiben. Diese An­häng­sel sollten eine Grösse von ca. 9 Megabyte nicht über­steigen.

Wenn schon Kopien an mehrere Personen, die sich nicht gegen­seitig kennen, per Blind Copy-Befehl (BCC). Damit sieht der Empfänger nicht, wer das ent­sprechende E-Mail noch er­halten hat.

Achtung Outlook Express-Anwen­der: Standardmässig ist der Be­fehl BCC deaktiviert. Mit dem Befehl „Ansicht – Alle Kopfzeilen“ wird der Befehl BCC aktiviert.

Ordnung bewahren

Gemäss langjährigen E-Mail-Benutzern sollte der Posteingangsordner immer leer sei. Konkret bedeutet das, das E-Mails, welche nicht sofort gelöscht werden, in einen geeigneten Unterordner verschoben werden. Diese Unterordner kann man praktisch mit jedem E-Mail-Programm in ein paar Sekunden einrichten. Aufgrund eigener Erfahrungen könnte folgende Struktur Anwendung finden:

Pendent

In den Ordner „Pendent“ kommt alles, was noch verarbeitet werden muss. Eventuell legt man je nach Priorität einen eigenen Ordner an.

Newsletter

Hier schlummern alle ungelesenen, abonnierten Newsletter.

Abos

Man sollte ein eigenes Ver­zeich­nis für die Info-E-Mails anlegen, die man erhält, wenn man sich für einen Newsletter oder eine Diskussionsliste einträgt. Zu einem späteren Zeitpunkt weiss man oft nicht mehr, unter welcher Adresse man sich eingetragen hat und wie man das Abo wieder abbestellen kann.

Privat

Falls auf dem Geschäfts-PC pri­va­te E-Mails eintreffen, könnten diese E-Mails in diesen Ordner verschoben werden.

Kunde X, Lieferant Y

Denkbar ist pro Kunde oder Lieferant einen eigenen Ordner anzu­legen. Da dieses System bald zu einem Overkill an Ordner führen kann, legt man einen Ord­ner nur für diejenigen Kunden und Lieferanten an, mit denen man einen regen Schriftverkehr pflegt.

Archiv

Bearbeitete E-Mails gehören in das Archiv. Man ist immer wieder mal froh, wenn man einen bestimmten Sachverhalt nachlesen kann. Man muss einfach im Vo­raus abklären, wie lange man die E-Mails archivieren will.

Automatisierung

Viele E-Mail-Programme bieten die Möglichkeit an, sogenannte Fil­ter­regeln einzusetzen. Diese übernehmen viele Routinearbeiten für den Anwender. Einige Bei­spiele:

  • Alle E-Mails, die an newsletter@an-mich.ch gerichtet sind, werden automatisch in den Ordner Newsletter abgelegt. Daran denken, alle Newsletter mit dieser Adresse anzumelden.
  • Alle E-Mails, welche im Betreff den Text for free enthalten, landen im Ordner Werbemüll. Prüfen Sie allenfalls gelegentlich, ob da nicht irrtümlich eine falsche E-Mail gelandet ist.
  • Alle E-Mails mit einem be­stimm­ten Absender sol­len direkt auf dem Server gelöscht werden.

Diese Filterregeln werden meistens mit einem Assistenten angelegt und erfordern keinerlei Pro­grammier­kenntn­isse. Es ist zwar nicht immer ganz einfach, von Anfang an optimale Filter­regeln zu erstellen. Prüfen Sie darum regelmässig die Ergebnisse und optimieren Sie Ihre Filterregeln.

Autor: Walter B. Walser, kundennutzen.ch

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Online-Mar­ke­ting-Mana­ger

Seit 1995 hat Walter B. Walser Erfahrung mit dem Internet. Im Jahr 2001 gründete er das Magazin kundennutzen.ch, das sich auf praktisches Online-Marketing und Online-Tools konzentriert. Als Agenturleiter hat er Unternehmern geholfen, die Effektivität ihrer Website um 100% zu steigern. Darüber hinaus beriet Walser kleine Unternehmen bei ihrem Internetauftritt und spezialisierte sich auf die Pflege und Optimierung von Websites. Zu seinen Interessen gehören Umweltschutz und Geopolitik.