Tipps und Tricks zum Thema E-Mails

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Achtung, Po­wer­point-Show

Eine der grössten Unsitten im E-Mail-Zeitalter ist der massen­weise Versand von ver­meint­lich lustigen Po­wer­point-Fo­lien, Wit­zen, Filmsequenzen und ähn­lichen Spässen. Unverlangt wird da tonnenweise Material an Leute verschickt, die daran keinerlei Interesse haben.

E-Mail Quelle: Gerd Altmann auf Pixabay.com

Besonders peinlich wird die An­ge­legen­heit, wenn das Material an die Firmenadresse eines Be­kannten geschickt wird und diese riesigen Dateianhänge gelegent­lich den E-Mail-Server des Arbeit­gebers zum Absturz bringen.

CC nach BCC Zudem werden diese E-Mails meist per Carbon Copy-Befehl (CC) anstatt per Blind-Copy-Befehl (BCC) verschickt. So ist schnell ersichtlich, wer zum Be­kanntenkreis des Absenders gehört. Da sträuben sich jedem Daten­schutz­gläubi­gen die Haare. Pech gehabt für denjenigen, der seine per­sön­liche E-Mail-Adresse nur den besten Freunden und Geschäfts­part­nern mit­teilen wollte. Versender von SPAM (Wer­be­müll) haben an solchen E-Mails eine Riesen­freude, können sie da­mit ihren Adressen­bestand denkbar ein­fach erweitern.

Dabei ginge das Ganze viel ein­facher. Eine einfache Anfrage bei den Bekannten, ob sie Interesse an solchen Späs­sen haben, könnte das Problem entschärfen. Zudem sollte man es mit diesen Dateian­hängseln, in der Fach­sprache Attach­ment genannt, nicht übertreiben. Diese An­häng­sel sollten eine Grösse von ca. 9 Megabyte nicht über­steigen.

Wenn schon Kopien an mehrere Personen, die sich nicht gegen­seitig kennen, per Blind Copy-Befehl (BCC). Damit sieht der Empfänger nicht, wer das ent­sprechende E-Mail noch er­halten hat.

Achtung Outlook Express-Anwen­der: Standardmässig ist der Be­fehl BCC deaktiviert. Mit dem Befehl „Ansicht – Alle Kopfzeilen“ wird der Befehl BCC aktiviert.

Ordnung be­wah­ren

Gemäss langjährigen E-Mail-Be­nut­zern sollte der Post­ein­gangs­ordner immer leer sei. Konkret bedeutet das, das E-Mails, welche nicht sofort gelöscht werden, in einen geeig­neten Un­ter­ordner ver­schoben werden. Diese Unter­ord­ner kann man praktisch mit jedem E-Mail-Pro­gramm in ein paar Se­kunden einrichten. Aufgrund eigener Er­fah­run­gen könnte folgende Struk­tur Anwendung fin­den:

Pendent

In den Ordner „Pendent“ kommt alles, was noch verarbeitet wer­den muss. Eventuell legt man je nach Prio­ri­tät einen eigenen Ord­ner an.

Newsletter

Hier schlummern alle unge­lese­nen, abonnierten Newsletter.

Abos

Man sollte ein eigenes Ver­zeich­nis für die Info-E-Mails anlegen, die man erhält, wenn man sich für einen News­letter oder eine Dis­kus­sions­liste einträgt. Zu einem späteren Zeitpunkt weiss man oft nicht mehr, unter welcher Adresse man sich eingetragen hat und wie man das Abo wieder abbestellen kann.

Privat

Falls auf dem Geschäfts-PC pri­va­te E-Mails eintreffen, könnten diese E-Mails in diesen Ordner verschoben werden.

Kunde X, Lieferant Y

Denkbar ist pro Kunde oder Lie­ferant einen eigenen Ordner anzu­legen. Da dieses System bald zu einem Overkill an Ordner führen kann, legt man einen Ord­ner nur für diejenigen Kunden und Lieferanten an, mit denen man einen re­gen Schriftverkehr pflegt.

Archiv

Bearbeitete E-Mails gehören in das Archiv. Man ist immer wieder mal froh, wenn man einen be­stimmten Sach­ver­halt nach­lesen kann. Man muss einfach im Vo­raus abklären, wie lange man die E-Mails archivieren will.

Automatisierung

Viele E-Mail-Programme bieten die Möglichkeit an, sogenannte Fil­ter­regeln einzusetzen. Diese übernehmen viele Routinearbeiten für den Anwender. Einige Bei­spiele:

  • Alle E-Mails, die an newsletter@an-mich.ch gerichtet sind, wer­den auto­matisch in den Ordner Newsletter ab­ge­legt. Daran den­ken, alle Newsletter mit dieser Adresse anzumelden.
  • Alle E-Mails, welche im Betreff den Text for free enthalten, lan­den im Ordner Werbemüll. Prüfen Sie allenfalls ge­le­gent­lich, ob da nicht irrtümlich eine falsche E-Mail gelandet ist.
  • Alle E-Mails mit einem be­stimm­ten Absender sol­len direkt auf dem Server gelöscht werden.

Diese Filterregeln werden meis­tens mit einem Assistenten angelegt und erfordern keinerlei Pro­grammier­kenntn­isse. Es ist zwar nicht immer ganz einfach, von Anfang an optimale Filter­regeln zu erstellen. Prüfen Sie darum re­gel­mässig die Ergeb­nisse und opti­mieren Sie Ihre Fil­ter­regeln.

Autor: Walter B. Walser, kundennutzen.ch

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Online-Mar­ke­ting-Mana­ger

Walser arbeitet seit 1995 mit dem In­ter­net. Er ist Gründer des pra­xis­na­hen On­li­ne-Mar­ke­ting- und Online-Tools-Ma­ga­zins kundennutzen.ch, Autor und Online-Marketing-Manager. Er half frü­her als Agenturleiter Un­ter­neh­mern 100% mehr aus Ihrer Web­site heraus­zu­holen. Er hat KMU in Bezug auf deren Web­auf­tritt be­raten und sich auf die Web­si­te-Pfle­ge, Web­si­te-Opti­mie­rung und das On­li­ne-Mar­ke­ting mit On­li­ne-Tools spe­zia­li­siert.