E-Mail-Vokabular / Glossar
E-Mail ist ein Medium, welches wir alle tagtäglich verwenden. Doch ist es wirklich so alltäglich? Kennen Sie alle die Begriffe rund um dieses Medium? Machen Sie jetzt den Test!
Informationen gemäss Stand vom 31.8.2023
Bild: Pixabay / geralt / Pixabay-Lizenz
Glossar, Definition der Fachbegriffe
- Attachment
Datei-Anhängsel, welches mit der E-Mail mit verschickt wird. An E-Mails angehängte Dateien wie Fotos, Pläne, PDF-Dokumente, etc. - Autoresponder
Ein Autoresponder ist ein automatisiertes E-Mail-Antwortsystem. Hierzu wird ein beliebiger Text mit einer E-Mail-Adresse verknüpft. Jedes Mal, wenn an diese E-Mail-Adresse eine E-Mail -egal welchen Inhalts geschickt wird, antwortet der Autoresponder automatisch und sendet den Inhalt des Textes sofort an den Absender der E-Mail, egal wann und wie oft. - BCC
Steht für Blind Carbon Copy. Mit diesem Befehl können Sie mit Ihrem E-Mail-Programm E-Mails an mehrere Personen gleichzeitig versenden. Der Empfänger sieht nicht, wer die E-Mail noch erhalten hat. Verwenden Sie nur dieses Verfahren um E-Mail-Kopien zu verschicken. Es geht niemand etwas an, an wen Sie die E-Mails noch versendet haben. Zudem hat es niemand gerne, wenn man die persönliche E-Mail-Adresse weiterverbreitet. - BIMI
Steht für Brand Indicators for Message Identification. BIMI wird es ermöglichen, in der Übersicht der Mailbox sowie im Kopfbereich der E-Mail neben dem Absender das eigene Logo darzustellen. Ziel: Erhöhung der Markenbekanntheit und Wiedererkennung. - Blacklist
Eine Blacklist enthält jene E-Mail-Adressen, die man nicht erhalten will. Diese landen konkret im Spamordner. - Body
Im Body der E-Mail befindet sich im Gegensatz zum Header der eigentliche Text der E-Mail. - Bounces
Bounces sind unzustellbare E-Mails. Gründe dafür gibt es einige, zum Beispiel, wenn ein E-Mail-Postfach voll ist oder der Server gerade nicht online ist. - Bulk-E-Mail
Werbe-Mails, auch Spam und Junk-Mail genannt. Oft werden von Suchrobotern auf Internetseiten oder in Newsgroups-Artikeln E-Mail-Adressen gesammelt. An diese werden millionenfach Werbesendungen verschickt. - CC
Steht für Carbon Copy. Mit diesem Befehl können Sie mit Ihrem E-Mail-Programm E-Mails an mehrere Personen gleichzeitig versenden. Jeder Empfänger sieht sofort, wer die E-Mail noch erhalten hat. Dieses System eignet sich ausschliesslich für geschlossene Benutzergruppen, wo jeder jeden kennt. (Zum Beispiel innerhalb einer Firma) - Digitale Signatur
Digitale Signaturen sind sichere elektronische Unterschriften. Sie erfüllen strengste Vorgaben für die Sicherheit und die Rechtsgültigkeit. Digitale Signaturen nutzen eine zertifikatbasierte digitale ID, die von anerkannten Zertifizierungsstellen ausgestellt wird. Wenn ein E-Mailer ein Dokument unterschreibt, wird seine digitale Identität der entsprechenden Person eindeutig zugeordnet und die Unterschrift wird verschlüsselt mit dem Dokument verknüpft. - DKIM
Steht für Domain Keys Identified Mail. Das verschlüsselte Protokoll ermöglicht die Signatur von E-Mails mit ihrem jeweiligen Domainnamen. Zusammen mit dem Protokoll SPF werden die E-Mails vor Angriffen geschützt. - DMARC
Steht für Domainbased Message Authentication Reporting Conformance. Definiert was zu tun ist, wenn die Protokolle SPF und DKIM fehlerhaft sind. - Double Opt-in
Hier handelt es sich um ein bestätigtes Anmeldeverfahren. Nach der Anmeldung zum Bezug eines Newsletters erhält man eine E-Mail, mit der man die Anmeldung bestätigen muss. Erst damit wird man definitiv in eine Aboliste eingetragen. Synonym: Confirmed Opt-in. - Emoticons
Um die Stimmung anzuzeigen sind Smileys geeignet. So zum Beispiel 🙂 oder 😉 - Filter
Viele E-Mail-Programme bieten die Möglichkeit an, sogenannte Filterregeln einzusetzen. Diese Filter übernehmen Routinearbeiten. So können zum Beispiel E-Mails mit einem bestimmten Absender automatisch weitergeleitet oder gelöscht werden.
- Follow-Up-Autoresponder
Der Follow-Up-Autoresponder wird im Online-Marketing eingesetzt. Dieser spezielle Autoresponder versendet mehrere E-Mails in einem zeitlich definierten Abstand. - Forward
Weiterleiten einer E-Mail an einen anderen Empfänger. - GnuPG
GnuPG ist eine Verschlüsselungs-Software, die als eine der derzeit besten Verschlüsselungssysteme gilt. - Grabbing
Als E-Mail-Grabbing (oder Harvesting „Ernte von E-Mail-Adressen“) bezeichnet man den Vorgang, wenn Webcrawler (Roboter, Spider) unaufgefordert das Internet nach E-Mail-Adressen durchsuchen und bei Erfolg diese in einer Datenbank speichern. Diese Datenbanken werden von den Betreibern für Werbezwecke angeboten, verkauft und sind Quelle von unerwünschten Werbe-E-Mails. - Header
Enthaltet technische Informationen über die E-Mail. - Hoax
Falsche Virenwarnungen nennt man Hoax. „Achtung: Zurzeit ist ein hochgefährlicher Virus unterwegs.“ Fakt ist, dass alle diese Warnungen keinen ernstzunehmenden Hintergrund haben. Viren sind tagtäglich unterwegs, der Benutzer muss jeden Tag aufmerksam sein. - HTML-E-Mails
Die HTML-E-Mails können Text-Formatierungen und Bilder enthalten, sind jedoch nicht in allen E-Mail-Programmen perfekt darstellbar. - IMAP
Steht für Internet Message Access Protocol. IMAP ist ein Standard-Protokoll für den Zugriff auf E-Mails als Alternative zu POP3. Mit IMAP kann man E-Mails empfangen und versenden. Per E-Mail-Client kann man nur den Betreff der E-Mail betrachten, um anschliessend über das Herunterladen der kompletten E-Mail zu entscheiden. Ausserdem lassen sich auf dem Internetserver Ordner anlegen, E-Mails löschen oder nach bestimmten E-Mails und Anhängen suchen. Dafür benötigt IMAP eine dauerhafte Verbindung zum Internetserver, solange die E-Mails bearbeitet werden. - Kettenbriefe
Versenden Sie keine Kettenbriefe und massenhafte Viruswarnungen. Diese verschickten (noch dazu häufig gefälschten) Handlungsaufforderungen sind nicht nur eine sinnlose Zeitverschwendung, sondern ein Datenschutzproblem. - Klickrate
Der branchenübergreifende Durchschnitt liegt bei rund 15%. - Mailinglisten
Gruppe von Teilnehmern, die jeweils E-Mails an eine bestimmte Adresse senden und Kopien der anderen Teilnehmerbeiträge erhalten. - Mime-Multipart-Format
Das Mime-Multipart-Format stellt bei E-Mails sicher, dass E-Mail-Programme, die nicht HTML-fähig sind, als Alternative eine E-Mail im Textformat erhalten. - Netikette
Zusammensetzung aus Net und Etikette. Ein Netz-Knigge für angemessenes und anständiges menschliches Verhalten im Internet und bei E-Mails. - Newsletter
Digitales Informationsmedium, welches per E-Mail versendet wird. Newsletter lassen sich auf vielen Websites kostenlos abonnieren und werden vom Anbieter in regelmässigen oder unregelmässigen Abständen verschickt. - Öffnungsrate
Die Öffnungsrate ist der Anteil der E-Mails, der von den Empfängern geöffnet wird.
Berechnung: Anzahl geöffneter E-Mails / Anzahl zugestellter E-Mails * 100
Der Durchschnitt der Öffnungsraten liegt bei 29% über alle Branchen hinweg.
Mehrfacheintragungen in der Datenbank sind ein Kriterium. Zahlen aus der Praxis belegen, dass bis zu 20% der E-Mail-Adressen in der Datenbank Dubletten sind. In einem solchen Fall erhalten die Interessenten jede E-Mail mehrfach, öffnen sie aber nur einmal. Das verfälscht die Öffnungsrate.
- Ordner
Alle E-Mails im gleichen Ordner aufzubewahren ist sehr unübersichtlich. Indem man Ordner für alle wichtigen Korrespondenzpartner anlegt, finden Sie archivierte E-Mails viel schneller wieder. - PGP
Steht für Pretty Good Privacy und ist ein Programm zur Verschlüsselung von E-Mails. PGP ist für private Zwecke kostenlos über viele Shareware Archive zu beziehen. Im E-Mail-Bereich ist PGP mittlerweile zu einem Quasi-Standard geworden und wird von sehr vielen Leuten eingesetzt. - Phishing-E-Mail
Diese E-Mails enthalten eine Aufforderung zum Besuch einer gefälschten Website. Auf dieser Website versuchen die Betrüger, sich Bankzugangsdaten oder andere persönliche Daten der E-Mail-Empfänger zu verschaffen. Sie veranlassen die Empfänger Login und Passwort zu verraten. - POP3
Der POP-Eintrag ist für das Empfangen der E-Mails verantwortlich. Den entsprechenden Eintrag für die Konfiguration Ihres E-Mail-Programms erhalten Sie von Ihrem E-Mail-Provider. - Provider
Der Provider ist diejenige Firma, die Ihren E-Mail-Anschluss verwaltet und bewirtschaftet. - Sender Score
Das Unternehmen Return Path bietet einen kostenlosen Service, bei dem ein Algorithmus die Reputation jeder E-Mail Server IP Adresse auf einer Skala von 0 bis 100 bewertet. Return Path zeichnet auf, ob sich Kontakte regelmässig von E-Mails bestimmter Absender abmelden oder diese als Spam markieren. Der Sender Score, der Ihnen zugeteilt wird, ist keine feste Grösse, sondern ändert sich je nach Ihren E-Mail Marketinggewohnheiten und den Reaktionen Ihrer Empfänger.
Details zum Thema Sender Score - Signatur
Eine Signatur befindet sich unter dem E-Mail-Text und beinhaltet normalerweise Informationen über den E-Mail-Versender wie zum Beispiel Name, Adresse, Telefon, Internetadresse, Werbeangebot. - Smiley
Um die Stimmung anzuzeigen sind Smileys geeignet. In geschäftlichen E-Mails sollten Sie diese Smileys nur verhalten verwenden. Folgende Smileys sind einigermassen eindeutig: 🙂 fröhlich, lächeln 😉 augenzwinkernd 🙁 traurig, enttäuscht :-(( sehr traurig - SMTP
steht für Simple Mail Transfer Protocol. Der SMTP-Server ist für das Senden der E-Mails verantwortlich. Den entsprechenden Eintrag für die Konfiguration Ihres E-Mail-Programmes erhalten Sie von Ihrem E-Mail-Provider. - SMTP Relay Server
(SMTP Server oder SMTP Relay) handelt es sich um ein Basisprotokoll, mit dem E-Mails über das Internet übertragen werden. - Spam
Lästige und unverlangte Werbe-E-Mail. Synonyme: UCE, Junk Mail, Werbemüll. - Spamordner
Viele E-Mail-Dienste bieten schon seit längerer Zeit einen Spamschutz an. Dabei werden E-Mails in einen separaten Ordner verschoben, wenn es sich um Werbemüll handelt. Aufgrund diverser Indikatoren wird der Spam ermittelt. So arbeiten die heutigen Filter sehr zuverlässig. Trotzdem, es kann immer mal wieder eine wichtige E-Mail im Spamordner landen.
“Überprüfen Sie zumindest einmal im Monat, ob sich im Spamordner keine wesentliche E-Mail befindet.”
- SPF
Der Begriff Sender Policy Framework bezeichnet ein Verfahren, mit dem verhindert werden soll, dass eine Absender-E-Mail-Adresse gefälscht werden kann. Es verhindert, dass E-Mails zum Beispiel über nicht legitimierte IP-Adressen versendet werden können. - Steganografie
Mittels Steganografie-Software können Sie Texte in Bildern, Videos und Sounddateien verstecken. - Text-E-Mails
Text-E-Mails können keine Textformatierungen enthalten und sind in jedem E-Mail-Programm perfekt lesbar. - Tracking
Hier handelt es sich um das Nachverfolgen einer E-Mail. So vom Versand, über die Zustellung bis hin zum Öffnen respektive Klicken verschiedener Links und Inhalte innerhalb der E-Mail. - Transaktions-E-Mails
Transaktions-E-Mails (resp. Systemmails) sind E-Mails, die automatisiert durch Besucheraktionen aus Shop, Online-Portalen, sozialen Netzwerken oder vergleichbaren Systemen ausgelöst werden. - Trigger-E-Mails
Trigger-E-Mails sind E-Mails, die automatisch verschickt werden. Der Auslöser für ein Triggermail ist ein bestimmtes Ereignis oder ein bestimmter Zeitpunkt. Wichtig dabei ist, dass es sich um ein persönliches Ereignis des Empfängers handelt. Zum Beispiel ein Geburtstag oder der Namenstag. - Umleiten
Es wird eine Kopie der E-Mail an die Umleitungsadresse gesendet. Alle Header, auch Absender- und Empfänger-Adressen bleiben unverändert. Wie die Umleitung zustande gekommen ist, sieht der Empfänger nur an den zusätzlichen Headerzeilen (die normalerweise nicht angezeigt werden)
- Undisclosed recipient
Bei einigen E-Mail-Programmen ist es möglich den Empfänger (AN Feld) leer zu lassen und die Empfänger via CC- resp. BCC-Feld zu erfassen. Solche E-Mails erkennt man daran, dass im E-Mail-Header für den Empfänger der Text undisclosed-recipients erscheint. - Verschlüsseln
E-Mails sind wie Postkarten; jeder Provider kann sie lesen. Verschlüsseln Sie allenfalls vertrauliche E-Mails. (Klären Sie aber ab, ob die Gegenseite die Datei entschlüsseln kann!) - Webhook
Webhooks sind Ereignisse, die eine bestimmte Aktion auslösen. Im E-Mail-Marketing werden sie für die Kommunikation zwischen verschiedenen Systemen verwendet. - Weiterleiten
Es wird eine Kopie der E-Mail an die Weiterleitungsadresse eingefügt und kann vor dem Absenden bearbeitet verändert werden. Es wird nur der E-Mail-Text weitergeleitet, Anlagen gehen dabei verloren, auch die digitale Signatur. - Whitelist
Die E-Mail-Adressen auf dieser Liste dürfen niemals im Spamordner landen. Diese Adressen werden immer als seriös behandelt.
