E-Mail ist ein Medium, welches wir alle tagtäglich verwenden. Doch ist es wirklich so alltäglich? Kennen Sie alle die Begriffe rund um dieses Medium? Machen Sie jetzt den Test!
Informationen gemäss Stand vom 22.2.2025
Bild: Pixabay / geralt / Pixabay-Lizenz
E-Mail-Vokabular / Glossar
Glossar, Definition der Fachbegriffe
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Attachment
Datei-Anhängsel, welches mit der E-Mail mit verschickt wird. An E-Mails angehängte Dateien wie Fotos, Pläne, PDF-Dokumente etc. -
Autoresponder
Ein Autoresponder ist ein automatisiertes E-Mail-Antwortsystem. Hierzu wird ein beliebiger Text mit einer E-Mail-Adresse verknüpft. Jedes Mal, wenn an diese E-Mail-Adresse eine E-Mail -egal welchen Inhalten geschickt wird, antwortet der Autoresponder automatisch und sendet den Inhalt des Textes sofort an den Absender der E-Mail, egal wann und wie oft.
B
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BCC
Steht für Blind Carbon Copy. Mit diesem Befehl können Sie mit Ihrem E-Mail-Programm E-Mails an mehrere Personen gleichzeitig versenden. Der Empfänger sieht nicht, wer die E-Mail noch erhalten hat. Verwenden Sie nur dieses Verfahren, um E-Mail-Kopien zu verschicken. Es geht niemandem etwas an, an wen Sie die E-Mails noch versendet haben. Zudem hat es niemand gerne, wenn man die persönliche E-Mail-Adresse weiterverbreitet. -
BIMI
Steht für Brand Indicators for Message Identification. BIMI wird es ermöglichen, in der Übersicht der Mailbox sowie im Kopfbereich der E-Mail neben dem Absender das eigene Logo darzustellen. Ziel: Erhöhung der Markenbekanntheit und Wiedererkennung. -
Blacklist
Eine Blacklist enthält jene E-Mail-Adressen, die man nicht erhalten will. Diese landen konkret im Spam-Ordner. -
Body
Im Body der E-Mail befindet sich im Gegensatz zum Header der eigentliche Text der E-Mail. -
Bounces
Bounces sind unzustellbare E-Mails. Gründe dafür gibt es einige, zum Beispiel, wenn ein E-Mail-Postfach voll ist oder der Server gerade nicht online ist. -
Bulk-E-Mail
Werbe-Mails, auch Spam und Junk-Mail genannt. Oft werden von Suchrobotern auf Internetseiten oder in Newsgroups-Artikeln E-Mail-Adressen gesammelt. An diese werden millionenfach Werbesendungen verschickt.
C
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CC
Steht für Carbon Copy. Mit diesem Befehl können Sie mit Ihrem E-Mail-Programm E-Mails an mehrere Personen gleichzeitig versenden. Jeder Empfänger sieht sofort, wer die E-Mail noch erhalten hat. Dieses System eignet sich ausschliesslich für geschlossene Benutzergruppen, wo jeder jeden kennt. (Zum Beispiel innerhalb einer Firma) -
Click-Through-Rate
Die Click-Through-Rate (CTR) ist eine Kennzahl im Online-Marketing, die angibt, wie viele Personen, die eine E-Mail, Anzeige oder einen Link gesehen haben, tatsächlich darauf geklickt haben. Sie misst somit die Effektivität von Kampagnen und zeigt, wie ansprechend die Call-to-Action (CTA) oder die Inhalte gestaltet sind.
D
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Digitale Signatur
Digitale Signaturen sind sichere elektronische Unterschriften. Sie erfüllen strengste Vorgaben für die Sicherheit und die Rechtsgültigkeit. Digitale Signaturen nutzen eine zertifikatbasierte digitale ID, die von anerkannten Zertifizierungsstellen ausgestellt wird. Wenn ein E-Mailer ein Dokument unterschreibt, wird seine digitale Identität der entsprechenden Person eindeutig zugeordnet und die Unterschrift wird verschlüsselt mit dem Dokument verknüpft. -
DKIM
Steht für Domain Keys Identified Mail. Das verschlüsselte Protokoll ermöglicht die Signatur von E-Mails mit ihrem jeweiligen Domainnamen. Zusammen mit dem Protokoll SPF werden die E-Mails vor Angriffen geschützt. Mit DKIM können Sie beweisen, dass Ihre E-Mails tatsächlich von Ihnen stammen und unterwegs nicht verändert wurden. -
DMARC
Steht für Domainbased Message Authentication Reporting Conformance. Definiert, was zu tun ist, wenn die Protokolle SPF und DKIM fehlerhaft sind. Sie können entscheiden, ob solche E-Mails abgelehnt, in Quarantäne gestellt oder normal zugestellt werden sollen. Es ist ein zusätzliches Sicherheitsnetz, das Ihnen wertvolle Einblicke in Ihre E-Mail-Performance bietet. -
Double-Opt-in
Hier handelt es sich um ein bestätigtes Anmeldeverfahren. Nach der Anmeldung zum Bezug eines Newsletters erhält man eine E-Mail, mit der man die Anmeldung bestätigen muss. Erst damit wird man definitiv in eine Aboliste eingetragen. Synonym: Confirmed Opt-in.
E
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Emoticons
Um die Stimmung anzuzeigen, sind Smileys geeignet. So zum Beispiel 🙂 oder 😉
F
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Filter
Viele E-Mail-Programme ermöglichen, sogenannte Filterregeln einzusetzen. Diese Filter übernehmen Routinearbeiten. So können etwa E-Mails mit einem bestimmten Absender automatisch weitergeleitet oder gelöscht werden.
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Follow-Up-Autoresponder
Der Follow-Up-Autoresponder wird im Online-Marketing eingesetzt. Dieser spezielle Autoresponder versendet mehrere E-Mails in einem zeitlich definierten Abstand. -
Forward
Weiterleiten einer E-Mail an einen anderen Empfänger.
G
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GnuPG
GnuPG ist eine Verschlüsselungs-Software, die als eine der derzeit besten Verschlüsselungssysteme gilt. -
Grabbing
Als E-Mail-Grabbing (oder Harvesting „Ernte von E-Mail-Adressen“) bezeichnet man den Vorgang, wenn Webcrawler (Roboter, Spider) unaufgefordert das Internet nach E-Mail-Adressen durchsuchen und bei Erfolg diese in einer Datenbank speichern. Diese Datenbanken werden von den Betreibern für Werbezwecke angeboten, verkauft und sind Quelle von unerwünschten Werbe-E-Mails.
H
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Harvesting
bezeichnet das automatisierte Sammeln von E-Mail-Adressen aus dem Internet, meist mit dem Ziel, diese für den Versand unerwünschter Massen-E-Mails (Spam) zu verwenden. Diese Methode wird oft von Spammern genutzt, um grosse Mengen an E-Mail-Adressen zu sammeln, ohne dass die Inhaber der Adressen ihre Zustimmung gegeben haben.
Beim Harvesting werden spezielle Software-Tools oder Skripte eingesetzt, die Webseiten, Foren, Blogs oder andere öffentliche Online-Plattformen durchsuchen, um E-Mail-Adressen zu extrahieren. Diese Tools können alle E-Mail-Adressen erfassen, die im Klartext auf Webseiten angezeigt werden. Die gesammelten Adressen werden dann in E-Mail-Verteilerlisten aufgenommen und häufig für den Versand von Spam oder Phishing-E-Mails verwendet.
Harvesting ist in vielen Ländern illegal und verstösst gegen Datenschutzgesetze sowie die Bestimmungen zur Nutzung von E-Mail-Diensten. Unternehmen, die unerlaubt gesammelte E-Mail-Adressen verwenden, riskieren, auf schwarze Listen gesetzt zu werden, was ihre Fähigkeit zur Kommunikation über E-Mail erheblich einschränken kann. -
Header
Enthält technische Informationen über die E-Mail. -
Hoax
Falsche Virenwarnungen nennt man Hoax. „Achtung: Zurzeit ist ein hochgefährlicher Virus unterwegs.“ Fakt ist, dass alle diese Warnungen keinen ernst zu nehmenden Hintergrund haben. Viren sind tagtäglich unterwegs, der Benutzer muss jeden Tag aufmerksam sein. -
HTML-E-Mails
Die HTML-E-Mails können Text-Formatierungen und Bilder enthalten, sind jedoch nicht in allen E-Mail-Programmen perfekt darstellbar.
I
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IMAP
Steht für Internet Message Access Protocol. IMAP ist ein Standard-Protokoll für den Zugriff auf E-Mails als Alternative zu POP3. Mit IMAP kann man E-Mails empfangen und versenden. Per E-Mail-Client kann man nur den Betreff der E-Mail betrachten, um anschliessend über das Herunterladen der kompletten E-Mail zu entscheiden. Ausserdem lassen sich auf dem Internetserver Ordner anlegen, E-Mails löschen oder nach bestimmten E-Mails und Anhängen suchen. Dafür benötigt IMAP eine dauerhafte Verbindung zum Internetserver, solange die E-Mails bearbeitet werden.
K
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Kettenbriefe
Versenden Sie keine Kettenbriefe und massenhafte Viruswarnungen. Diese verschickten (noch dazu häufig gefälschten) Handlungsaufforderungen sind nicht nur eine sinnlose Zeitverschwendung, sondern ein Datenschutzproblem. -
Klickrate
Der branchenübergreifende Durchschnitt liegt bei rund 15%.
M
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Mailinglisten
Gruppe von Teilnehmern, die jeweils E-Mails an eine bestimmte Adresse senden und Kopien der anderen Teilnehmerbeiträge erhalten. -
Mime-Multipart-Format
Das Mime-Multipart-Format stellt bei E-Mails sicher, dass E-Mail-Programme, die nicht HTML-fähig sind, als Alternative eine E-Mail im Textformat erhalten.
N
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Netiquette
Zusammensetzung aus Net und Etikette. Ein Netz-Knigge für angemessenes und anständiges menschliches Verhalten im Internet und bei E-Mails. -
Newsletter
Digitales Informationsmedium, welches per E-Mail versendet wird. Newsletter lassen sich auf vielen Websites kostenlos abonnieren und werden vom Anbieter in regelmässigen oder unregelmässigen Abständen verschickt. -
Noreply
Eine E-Mail-Adresse mit dem Präfix „noreply“ (z. B. noreply@beispiel.com) wird in der Regel verwendet, um automatisierte Nachrichten zu versenden. Sie hat die folgende Bedeutung und Funktion:
➤ Eigenschaften:
Keine Eingehenden Antworten erwartet:
„Noreply“ signalisiert, dass diese Adresse nicht für den Empfang von Antworten vorgesehen ist.
➤ Automatisierte Kommunikation:
Solche E-Mails stammen oft von Systemen, die automatische Nachrichten wie Bestätigungen, Updates oder Benachrichtigungen versenden.
➤ Unüberwachtes Postfach:
Nachrichten, die an diese Adresse zurückgeschickt werden, werden in der Regel nicht gelesen oder bearbeitet.
➤ Typische Verwendungszwecke:
Versand von Bestellbestätigungen oder Rechnungen.
Newsletter oder andere einmalige Informationen.
Sicherheitsmeldungen, wie Passwortänderungen oder Kontowarnungen.
Wenn Sie auf eine solche E-Mail reagieren möchten, wird häufig eine alternative Kontaktadresse oder ein Support-Link angegeben. Es ist ratsam, diese Optionen zu nutzen.
O
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Öffnungsrate
Die Öffnungsrate ist der Anteil der E-Mails, der von den Empfängern geöffnet wird.
Berechnung: Anzahl geöffneter E-Mails / Anzahl zugestellter E-Mails * 100
Der Durchschnitt der Öffnungsraten liegt bei 29% über alle Branchen hinweg.
Mehrfacheintragungen in der Datenbank sind ein Kriterium. Zahlen aus der Praxis belegen, dass bis zu 20% der E-Mail-Adressen in der Datenbank Dubletten sind. In einem solchen Fall erhalten die Interessenten jede E-Mail mehrfach, öffnen sie aber nur einmal. Das verfälscht die Öffnungsrate.
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Ordner
Alle E-Mails im gleichen Ordner aufzubewahren, ist sehr unübersichtlich. Indem man Ordner für alle wichtigen Korrespondenzpartner anlegt, finden Sie archivierte E-Mails viel schneller wieder.
P
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PGP
Steht für Pretty Good Privacy und ist ein Programm zur Verschlüsselung von E-Mails. PGP ist für private Zwecke kostenlos über viele Shareware Archive zu beziehen. Im E-Mail-Bereich ist PGP mittlerweile zu einem Quasi-Standard geworden und wird von sehr vielen Leuten eingesetzt. -
Phishing-E-Mail
Diese E-Mails enthalten eine Aufforderung zum Besuch einer gefälschten Website. Auf dieser Website versuchen die Betrüger, sich Bankzugangsdaten oder andere persönliche Daten der E-Mail-Empfänger zu verschaffen. Sie veranlassen, die Empfänger Log-in und Passwort zu verraten. -
Phishing-Schutz
Ein Phishing-Schutz umfasst alle Massnahmen, die Sie ergreifen können, um sich vor betrügerischen Versuchen zu schützen, vertrauliche Informationen wie Passwörter, Kreditkartendaten oder persönliche Daten zu stehlen. Phishing-Angriffe erfolgen oft durch täuschend echt gestaltete E-Mails, Websites oder Nachrichten, die legitime Unternehmen oder Organisationen imitieren. -
POP3
Der POP-Eintrag ist für das Empfangen der E-Mails verantwortlich. Den entsprechenden Eintrag für die Konfiguration Ihres E-Mail-Programms erhalten Sie von Ihrem E-Mail-Provider. -
Pristine Spamfall
Eine pristine Spamfalle ist eine spezielle Art von Spamfalle, die aus einer E-Mail-Adresse besteht, die niemals für den normalen E-Mail-Verkehr verwendet oder öffentlich beworben wurde. Diese Adresse wurde exklusiv zu dem Zweck erstellt, um Spam-Versender zu identifizieren.
Da diese E-Mail-Adresse niemals aktiv geteilt wurde, kann jede eingehende E-Mail darauf nur das Ergebnis einer illegalen oder unerwünschten Methode zur Sammlung von E-Mail-Adressen sein. Beispiele für solche Methoden sind das sogenannte „Harvesting“, bei dem E-Mail-Adressen automatisch aus dem Internet gesammelt werden, oder der Kauf von unzuverlässigen E-Mail-Listen.
Wenn ein E-Mail-Versender an eine pristine Spamfalle sendet, ist das ein starkes Indiz dafür, dass dieser Absender Spam oder zumindest unerwünschte Massen-E-Mails verschickt. Dies kann dazu führen, dass der Absender von E-Mail-Servern blockiert oder auf schwarze Listen gesetzt wird, was seine Fähigkeit beeinträchtigt, legitime E-Mails an echte Empfänger zuzustellen. -
Provider
Der Provider ist diejenige Firma, die Ihren E-Mail-Anschluss verwaltet und bewirtschaftet.
S
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Sender Score
Das Unternehmen Return Path bietet einen kostenlosen Service, bei dem ein Algorithmus die Reputation jeder E-Mail-Server-IP-Adresse auf einer Skala von 0 bis 100 bewertet. Return Path zeichnet auf, ob sich Kontakte regelmässig von E-Mails bestimmter Absender abmelden oder diese als Spam markieren. Der Sender Score, der Ihnen zugeteilt wird, ist keine feste Grösse, sondern ändert sich je nach Ihren E-Mail-Marketinggewohnheiten und den Reaktionen Ihrer Empfänger.
Details zum Thema Sender Score -
Signatur
Eine Signatur befindet sich unter dem E-Mail-Text und beinhaltet normalerweise Informationen über den E-Mail-Versender wie Name, Adresse, Telefon, Internetadresse, Werbeangebot. -
Smiley
Um die Stimmung anzuzeigen, sind Smileys geeignet. In geschäftlichen E-Mails sollten Sie diese Smileys nur Verhalten verwenden. Folgende Smileys sind einigermassen eindeutig: 🙂 fröhlich, lächeln, 😉 augenzwinkernd, 🙁 traurig, enttäuscht :-(( sehr traurig -
SMTP
steht für Simple Mail Transfer Protocol. Der SMTP-Server ist für das Senden der E-Mails verantwortlich. Den entsprechenden Eintrag für die Konfiguration Ihres E-Mail-Programms erhalten Sie von Ihrem E-Mail-Provider. -
SMTP Relay Server
(SMTP Server oder SMTP Relay) handelt es sich um ein Basisprotokoll, mit dem E-Mails über das Internet übertragen werden. -
Spam
Lästige und unverlangte Werbe-E-Mail. Synonyme: UCE, Junk-Mail, Werbemüll. -
Spamfalle
Eine Spamfalle ist eine eingesetzte Methode, um unerwünschte E-Mails zu identifizieren und zu blockieren. Sie besteht in der Regel aus einer speziellen E-Mail-Adresse, die nicht für den normalen Gebrauch bestimmt ist und auch nicht öffentlich beworben wird. Diese Adresse wird nur erstellt, um von Spam-Bots oder unerwünschten E-Mail-Absendern gefunden zu werden.
Wenn eine E-Mail an diese Adresse gesendet wird, bedeutet dies, dass der Absender wahrscheinlich unerlaubt E-Mail-Adressen sammelt oder Massen-E-Mails ohne vorherige Einwilligung verschickt. Solche Aktivitäten können dazu führen, dass der Absender auf schwarze Listen gesetzt wird, was die Zustellbarkeit von E-Mails an legitime Empfänger erheblich beeinträchtigen kann.
Spamfallen helfen somit, die Qualität von E-Mail-Marketing und die allgemeine E-Mail-Kommunikation zu verbessern, indem sie Spam-Versender identifizieren und blockieren. -
Spam-Ordner
Viele E-Mail-Dienste bieten schon seit längerer Zeit einen Spamschutz an. Dabei werden E-Mails in einen separaten Ordner verschoben, wenn es sich um Werbemüll handelt. Aufgrund diverser Indikatoren wird der Spam ermittelt. So arbeiten die heutigen Filter sehr zuverlässig. Trotzdem kann es immer mal wieder eine wichtige E-Mail im Spam-Ordner landen.
„Überprüfen Sie zumindest einmal im Monat, ob sich im Spamordner keine wesentliche E-Mail befindet.“
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SPF
Der Begriff Sender Policy Framework bezeichnet ein Verfahren, mit dem verhindert werden soll, dass eine Absender-E-Mail-Adresse gefälscht werden kann. Es verhindert, dass E-Mails zum Beispiel über nicht legitimierte IP-Adressen versendet werden können. Testen Sie, ob eine Domain den SPF-Check besteht: spf-record.de/spf-lookup/ -
Steganografie
Mittels Steganografie-Software können Sie Texte in Bildern, Videos und Sounddateien verstecken.
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Text-E-Mails
Text-E-Mails können keine Textformatierungen enthalten und sind in jedem E-Mail-Programm perfekt lesbar. -
TLS-Verschlüsselung
Die TLS-Verschlüsselung (Transport Layer Security) ist ein Sicherheitsprotokoll, welches verwendet wird, um Daten, die über das Internet übertragen werden, zu verschlüsseln und zu schützen. In Bezug auf E-Mails stellt die TLS-Verschlüsselung sicher, dass die Inhalte von E-Mails während der Übertragung zwischen E-Mail-Servern oder zwischen einem Server und einem E-Mail-Client nicht von Unbefugten abgefangen oder manipuliert werden können. -
Tracking
Hier handelt es sich um das Nachverfolgen einer E-Mail. So vom Versand, über die Zustellung bis zum Öffnen respektive Klicken verschiedener Links und Inhalte innerhalb der E-Mail. -
Transaktions-E-Mails
Transaktions-E-Mails (resp. Systemmails) sind E-Mails, die automatisiert durch Besucheraktionen aus Shop, Online-Portalen, sozialen Netzwerken oder vergleichbaren Systemen ausgelöst werden. -
Transport Layer Security
TLS ist ein kryptografisches Protokoll, das die sichere Kommunikation über Netzwerke wie das Internet ermöglicht. Es schützt Daten durch Verschlüsselung, Authentifizierung und Integritätsprüfung. Nachfolger von SSL. -
Trigger-E-Mails
Trigger-E-Mails sind E-Mails, die automatisch verschickt werden. Der Auslöser für ein Triggermail ist ein bestimmtes Ereignis oder ein bestimmter Zeitpunkt. Wichtig dabei ist, dass es sich um ein persönliches Ereignis des Empfängers handelt. Etwa ein Geburtstag oder der Namenstag.
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Umleiten
Es wird eine Kopie der E-Mail an die Umleitungsadresse gesendet. Alle Header, auch Absender- und Empfänger-Adressen, bleiben unverändert. Wie die Umleitung zustande gekommen ist, sieht der Empfänger nur an den zusätzlichen Headerzeilen (die normalerweise nicht angezeigt werden)
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Undisclosed recipient
Bei einigen E-Mail-Programmen ist es möglich, den Empfänger (AN Feld) leer zu lassen und die Empfänger via CC-respektive BCC-Feld zu erfassen. Solche E-Mails erkennt man daran, dass im E-Mail-Header für den Empfänger der Text undisclosed-recipients erscheint.
V
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Verschlüsseln
E-Mails sind wie Postkarten; jeder Provider kann sie lesen. Verschlüsseln Sie allenfalls vertrauliche E-Mails. (Klären Sie aber ab, ob die Gegenseite die Datei entschlüsseln kann!)
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Webhook
Webhooks sind Ereignisse, die eine bestimmte Aktion auslösen. Im E-Mail-Marketing werden sie für die Kommunikation zwischen verschiedenen Systemen verwendet. -
Weiterleiten
Es wird eine Kopie der E-Mail an die Weiterleitungsadresse eingefügt und kann vor dem Absenden bearbeitet werden. Es wird nur der E-Mail-Text weitergeleitet, Anlagen gehen dabei verloren, auch die digitale Signatur. -
Whitelist
Die E-Mail-Adressen auf dieser Liste dürfen niemals im Spam-Ordner landen. Diese Adressen werden immer als seriös behandelt.
