Wie Sie Ihr E-Mail-Programm richtig konfi­gurieren

E-Mail-Konfiguration

In diesem Beitrag erfahren Sie die Grundlagen, um ein E-Mail-Programm richtig zu konfigurieren. Konkret geht es um Theorie und Praxis.

Bild: Gerd Altmann auf Pixabay.com

Jede Firma mit einer eigenen Internetdomäne kann eigene E-Mail-Adressen anlegen. So erhalten die Mitarbeiter jeweils ihre E-Mail-Postfächer. Aus organisatorischen Gründen können Sie weitere Konten anlegen: für Bestellungen, für Transaktions-E-Mails und etwa ein Konto für die abonnierten Newsletter. Viele Kleinunternehmer nutzen diese Möglichkeiten viel zu selten, weil sie nicht wissen, wie man eine E-Mail-Adresse installiert. Dabei ist eine neue E-Mail-Adresse in weniger als 5 Minuten erstellt und installiert.

Inhaltsverzeichnis: E-Mail Konfiguration

• Die POP3-Methode
• Die IMAP-Methode
• Welche Methode ist besser?
• Was Sie für die Konfiguration benötigen
• SSL-Einstellungen
• IMAP-Tipps
• Absenderdaten erfassen
• Weitere Optionen

Es gibt zwei Methoden, um mit E-Mails zu arbeiten, die POP3- und die neuere IMAP-Methode. Zuerst widmen wir uns der bekannteren POP3-Methode.

Die POP3-Methode

Ein Geschäftspartner sendet Ihnen eine E-Mail. Diese geht nicht direkt zu Ihnen, sondern wird auf Ihrem Konto bei Ihrem E-Mail-Provider gespeichert. Ein solches Konto ist wie ein Postfach bei der Post. Sie müssen dieses Postfach regelmässig leeren. Sobald Sie wieder in Ihrem Büro sind, starten Sie Ihr E-Mail-Programm und diese E-Mails werden auf Ihren Computer heruntergeladen. Nach diesem Vorgang werden die E-Mails beim Konto Ihres Providers gelöscht.
So zumindest in den meisten Fällen.

Die IMAP-Methode

Ein Geschäftspartner sendet Ihnen eine E-Mail. Diese geht nicht direkt zu Ihnen, sondern wird auf Ihrem Konto bei Ihrem E-Mail-Provider gespeichert. Starten Sie Ihr E-Mail-Programm und diese E-Mails werden direkt auf dem Server Ihres Providers gelesen und beantwortet. Nach diesem Vorgang werden die E-Mails auf dem Konto Ihres Providers gelassen. IMAP wurde mit dem Zweck entworfen, den Zugriff auf E-Mails so bereitzustellen, als befänden sich diese auf dem lokalen Computer. Im Gegensatz zu POP3-Methode verbleiben die E-Mails auf dem Server und werden dort verwaltet.

Welche Methode ist besser?

Die IMAP-Methode hat Vorteile, wenn Sie fern von Ihrem Arbeitsplatz auf Ihre aktuellen E-Mails, aber auch auf ältere E-Mails einen Zugriff haben müssen. Diese Methode eignet sich bestens, wenn mehrere Mitarbeiter auf die gleichen E-Mails Zugriff haben müssen. Anwender, die nur auf einem Computer stationär arbeiten, können von IMAP kaum profitieren.

Was Sie für die Konfiguration benötigen

Welche Informationen benötigen E-Mail-Programme (zum Beispiel Outlook, The Bat, Thunderbird, Lotus Notes und weitere), um E-Mails zu empfangen und zu senden?

Bevor Sie eine neue E-Mail-Adresse verwenden können, müssen Sie diese im Passwortbereich Ihres Webmail-Servers zuerst einmal generieren.

Die Parameter für die Einstellungen Ihres E-Mail-Programmes erhalten Sie bei Ihrem Provider. Sehen wir uns einmal an, was Sie erhalten werden.

Achtung: Die hier erwähnten Beispiele der Einträge nützen Ihnen nichts. Die richtigen Parameter erhalten Sie vom Provider, der Ihre E-Mails hostet.

Tipp: Halten Sie alle Einstellungen schriftlich fest und bewahren Sie diese gut auf. Sollten Sie die Einstellungen bei einer PC-Neuinstallation wieder benötigen, so können Sie sofort wieder darauf zugreifen.

• SMTP-Eintrag
  Das Simple Mail Transfer Protocol ist ein Protokoll für die Übermittlung von elektronischer Post. Der STMP ist zuständig für den Versand Ihrer E-Mails. Er lautet häufig smtp.domainname.land oder mail.domainname.land
  Beispiele: smtp.kundennutzen.ch oder mail.kundennutzen.ch
• SMTP-Port
  Beim Port wird eine Zahl erwartet. Oftmals wird diese vom E-Mail-Programm voreingestellt. Die meisten Provider verwenden hier den Wert 25, 465 oder 587.
• POP3-Eintrag
  Das Post Office Protcol ist ein Protokoll für die Übermittlung von elektronischer Post. Der POP3 ist zuständig für den Empfang Ihrer E-Mails. Er lautet häufig pop3.domainname.land oder mail.domainname.land
  Beispiele: pop3.kundennutzen.ch oder mail.kundennutzen.ch
• POP3-Port
  Beim Port wird eine Zahl erwartet. Oftmals wird diese vom E-Mail-Programm voreingestellt. Die meisten Provider verwenden hier den Wert 110 oder 995.
• Benutzername
  Hier kommt der Name des Kontos hin. Hier wird oftmals ein POP3-Name eingetragen, der vordere Teil der E-Mail-Adresse oder die gesamte E-Mail-Adresse.
  Beispiele: web410p2, contact oder contact@kundennutzen.ch
• Passwort
  Zum Schluss braucht es noch das geheime Passwort für den Zugang zu diesem E-Mail-Konto.

SSL-Einstellungen

Fast alle Provider bieten heutzutags SSL an. Wenn Sie in Ihren Einstellungen SSL verwenden, werden die E-Mails während des Versandes von Server zu Server automatisch verschlüsselt. Wenn immer möglich, verwenden Sie zu Ihrer eigenen Sicherheit SSL.

IMAP-Tipps

Falls Sie die IMAP-Methode verwenden wollen, die Ihr Provider unterstützen muss, fallen die Postionen POP3-Eintrag und POP3-Port weg. In diesem Fall brauchen Sie die Einstellungen für das IMAP-Protokoll:

• IMAP-Eintrag
  Das Internet Message Access Protocol ist ein Protokoll für die Übermittlung von elektronischer Post. IMAP verarbeitet Ihre E-Mails direkt auf dem Server.
• IMAP-Port
  Beim Port wird eine Zahl erwartet. Oftmals wird diese vom E-Mail-Programm voreingestellt. Die meisten Provider verwenden hier den Wert 143.

Eigentlich würden diese Parameter bereits reichen. Einige Provider verlangen oftmals aus Sicherheitsgründen weitere Einstellungen.

• POP vor SMTP
  Aus Sicherheitsgründen wird oft noch die Einstellung POP vor SMTP verlangt. Damit kann eine E-Mail erst verschickt werden, wenn Sie vorher E-Mails mit dem Passwort abgerufen haben.

Absenderdaten erfassen

Ihr E-Mail-Programm sollte immer einen Absender enthalten. So weiss der Empfänger sofort, von wem er die E-Mail erhalten hat. Aus Marketingsicht ist es nicht opportun, wenn der Absender falsch oder irreführend ist. Wir erfassen deshalb noch:

• Name
  Der Name der Person, die die E-Mails versendet hat.
• E-Mail-Adresse
  Wie lautet die korrekte E-Mail-Adresse?
• Organisation
  Welche Firma, Verein, Organisation resp. Website hat die E-Mail verschickt?
• Antwort-an-Name
  An wen wird die Rückantwort versendet?
• Antwort-an-Adresse
  An welche E-Mail-Adresse geht die Rückantwort?

Tipp: Senden Sie nach der Konfiguration eine E-Mail an sich selbst, um das Ergebnis Ihrer Einstellungen zu kontrollieren.

Weitere Optionen

Grundsätzlich sollten Sie noch eine Signatur erfassen. Anstatt bei jeder E-Mail mit freundlichen Grüssen, Name und Firmenname mit Adresse zu schreiben, kann das E-Mail-Programm diese Signatur automatisch der E-Mail hinzufügen.

Je nach E-Mail-Programm gibt es mehr Einstellungen.

Autor: Walter B. Walser, kundennutzen.ch