Von E-Mail-Novizen zu Profis: die ultimative Enthüllung der 10 häufigsten E-Mail-Fehler. Schluss mit Peinlichkeiten! Lernen Sie aus den Fehlern anderer und vermeiden Sie diese Stolperfallen.
Werden Sie zum E-Mail-Guru: Tipps, wie Sie sich von Anfängern abheben und souverän kommunizieren.
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E-Mail-Netiquette
Spam
Versenden Sie keine Spam-Mails (Werbemüll). Versenden Sie keine Massen-E-Mails an Unbekannte in der irrigen Annahme, dass diese E-Mails jemanden erfreuen oder interessieren könnten. Spam-Versender stellen sich auf eine Stufe mit Pornoanbietern, Viagra-Verkäufern etc. Sie riskieren rechtliche und technische Schwierigkeiten.
E-Mail-Anhänge
Versenden Sie nicht ungefragt E-Mail-Anhänge über 10 MB. Komprimieren Sie die Dateien vor dem Versand. Das E-Mail-Protokoll eignet sich nicht für den Versand von grossen Dateien und die Anhängsel werden aus technischen Gründen jeweils um rund ein Drittel grösser. Um verstopfte E-Mail-Server zu vermeiden, haben viele Provider und Firmenserver Restriktionen, was die Grösse des Anhanges betrifft.
Nicht antworten
Haben Sie auch schon E-Mails verschickt und keine Antwort erhalten? Wahrscheinlich möchten Sie in Zukunft den Kontakt mit dieser Person oder Firma vermeiden. Sie könnten vielen anderen Menschen erzählen, wie schlecht der Service dieser Firma war. Versuchen Sie, auf jede seriöse E-Mail innerhalb von 24 Stunden zu antworten oder den Absender darüber zu informieren, wann er die Antwort erhalten wird.
Nie unterstreichen
Unterstreichen Sie keinen Text, um ihn hervorzuheben. Eine E-Mail ist äusserst unübersichtlich, wenn Sie Texte und Links unterstreichen. Um Texte hervorzuheben, schreiben Sie fett, kursiv oder in wenigen Farben.
Anstand
Versenden Sie keine E-Mails ohne höfliche Anrede und einen Abschieds-Gruss (Netiquette). Antworten Sie so schnell, wie auch Sie Ihre Antwort erhalten möchten. Ergänzen Sie Ihre E-Mails automatisch mit einer Signatur. Der Empfänger will wissen, wer Sie sind.
Blamagen
Versenden Sie keine Hoaxes (Virenwarnungen) und Kettenbriefe. Damit blamieren Sie sich nur und outen sich als Newbie (Internetneuling).
Viren
Versenden Sie keine Viren. Besorgen Sie sich ein aktuelles Antivirenprogramm, welches Virensignaturen mehrmals täglich aktualisiert.
GROSSSCHREIBEN
Schreiben Sie nicht GROSS.
GILT IM INTERNET ALS SCHREIEN.
BCC anstatt CC
Wenn Sie ein E-Mail an mehrere Personen versenden, die sich nicht gegenseitig kennen, verwenden Sie für die Kopien nicht den Befehl CC (Carbon-Copy), sondern die Anweisung BCC (Blind-Carbon-Copy). Sie berücksichtigen damit die Datenschutzbestimmungen.
Richtige Konfiguration
Arbeiten Sie nicht mit einem falsch konfigurierten E-Mail-Programm. Testen Sie das Programm ausgiebig. Senden Sie sich selbst eine E-Mail. Fragen Sie die Empfänger, die andere E-Mail-Programme verwenden, wie bei ihnen die E-Mails ankommen.
Autor: Walter B. Walser, kundennutzen.ch
