Wie ich mehr aus einer E-Mail-Signatur heraus­hole

E-Mail-Marketing: Die E-Mail-Signatur

Verwenden Sie bei Ihren E-Mails Signaturen! Vor allem geschäftliche E-Mails ohne Signatur wirken unseriös. Praktisch jedes gute E-Mail-Programm bietet die Möglichkeit, Signaturen an die E-Mails zu hängen. Signaturen bieten Vorteile sowohl für Firmen, Organisationen als auch für Privatpersonen.

Informationen gemäss Stand vom 28.6.2023

Bild: Gerd Altmann auf Pixabay.com

Inhaltsverzeichnis: E-Mail-Signatur erstellen

• Was kommt in die Signatur? Was ist sinnvoll oder denkbar?
• Allgemeine Hinweise
• Beispiele
• P.S.

Ich erhalte fast täglich Anfragen zur Zusammenarbeit mit anonymen E-Mails. Selbst die Anrede ist anonym, obwohl mein Name im Impressum steht. Sie können sich vorstellen, dass sich meine Begeisterung darüber in Grenzen hält. Mit einer Hotmail- oder Gmail-Adresse ist keine seriöse, geschäftliche E-Mail möglich. Ausserdem möchte ich gerne wissen, aus welchem Kontinent oder Land eine Anfrage kommt. All das kann man mit einer E-Mail-Signatur ohne Aufwand erreichen.

Was kommt in die Signatur? Was ist sinnvoll oder denkbar?

Bitte nicht alle diese Punkte auf­führen. Nur jene Punkte, die für Ihre Unternehmung einen Sinn ergeben. Werbung in Signaturen kann rechtlich bedenklich sein. Auf so­ge­nannte Disclaimer kön­nen Sie getrost verzichten.

• Firmenname inklusive Ge­schäfts­form (wie im Handels­register)
• Mitarbeitername und Vor­name, Abteilung
• Vor- und Nachnamen der Ge­schäfts­führer
• Rechtliche Hinweise, je nach Land
• Adresse
• Telefonnummer mit Durch­wahl
• Handynummer
• VOIP-Adresse
• Skype-Name
• Telefaxnummer
• Nummer im Handelsregister
• Öffnungszeiten
• Instant-Messenger-Kennung
• Firmenlogo
• Foto der Kontaktperson
• Eigene Internetadresse inkl. https://…
• Weitere Internetadressen zu eigenen Internetprojekten
• Social Media Kontos
• Ihr USP
• Dezente Werbung
• Autoresponderangebot
• Hinweis auf neue Job­an­ge­bote des Unter­nehmens
• Lesenswerter Artikel des Ab­sen­ders, zum Beispiel ein Blogbeitrag
• Hinweis auf neue PDF-Re­porte
• Link auf die neuste Presse­mittei­lung
• Einstellung einer neuen Re­fe­renz auf der Website
• Hinweis auf neue gewonnene Preise des Unternehmens
• Hinweis auf den nächsten in­te­ressanten Anlass
• Download einer vcf-Datei mit den Kontaktdaten
• Link zu einer Seite, wo Kunden eine Bewer­tung Ihrer Dienst­leistungen vor­neh­men können

Allgemeine Hinweise

• Zeichenbreite
  Die Breite je Zeile sollte ca. 70 Zeichen nicht über­schreiten.
• Quasi Standard
  Standardmässig sollen Sig­na­tu­ren nicht allzu lange sein. Signaturen, die länger sind als der eigentliche Text, wir­ken äusserst übertrieben.
• Links, die überall funktionieren
  Webadressen müssen immer mit „http://“ respektive „https://“ beginnen, damit sie klickbar sind. E-Mail-Adressen immer mit „mailto:“ verwenden, damit die Links in jedem E-Mail-Pro­gramm problem­los funk­tio­nie­ren.
• Monotonie ist langweilig
  Ändern Sie Ihre Signaturen von Zeit zu Zeit und nutzen Sie die Signaturen für saisonale Ange­bote. Achten Sie aber auf de­zente Hinweise und ver­mei­den Sie reisserische Wer­bung.
• Signaturen in einer Orga­ni­sa­tion
  Alle Signaturen der Mit­arbei­ter müssen den gleichen Aufbau haben. Kontrollieren Sie des­halb die Signaturen der Mitar­beiter.
• Verzicht
  Verzichten Sie auf diverse Farben und Schriften in einer E-Mail. Diese können durch zu viel Gestaltung unse­riös wir­ken.
• Zwei Systeme
  Signaturen werden je nach E-Mail-Pro­gramm entweder in der Signaturverwaltung erfasst oder als separate Text­da­tei an­ge­hängt.
• Je nach Adressat die richtige Signatur
  Bei einigen E-Mail-Pro­gram­men können Sie je nach Anlass unter diversen vorbereiteten Signaturen aus­wählen.
• Persönlichkeit
  Ergänzen Sie die Signatur mit Ihrem Organisations­logo und eventuell mit einem Foto der Person.
• Automatismus
  Gut sortierte E-Mail-Pro­gram­me erlauben es, auto­matisch die richtige Sig­na­tur zu verwenden. Ob Sie eine neue E-Mail erfassen, eine E-Mail beantworten oder eine E-Mail weiterleiten, das E-Mail-Pro­gramm fügt auto­ma­tisch die richtige Signatur bei.
• Tippfehler
  Kontrollieren Sie alle E-Mails auf Tippfehler. Fehler in der Signatur wirken besonders peinlich …
• vcf-Datei
  Bieten Sie das Angebot an, eine vcf-Datei herunterzuladen. Mit einer vcf-Datei kann der Empfänger Ihre Kontaktdaten mit einem Klick in das eigene E-Mail-Programm integrieren.
• Nationale Hinweise
  Beachten Sie bitte die gesetzlichen Regelungen Ihres Landes.
• Signaturtrenner
  Eine Signatur sollten Sie durch einen Signaturtrenner vom eigentlichen Nachrichtentext abtrennen. Der Sig­na­tur­tren­ner besteht aus einer Zeile mit der Zeichenfolge „– “ (zwei Binde­striche sowie ein Leer­zeichen) Mit dem Signaturtrenner ermöglicht man es den meisten E-Mail-Programmen, eine Sig­na­tur automatisch zu er­kennen und beim Antworten nicht zu zitieren.
• Praktisch
  Ergänzen Sie Ihre Signaturen mit Text, den Sie sowieso in jeder E-Mail vorfinden, so zum Beispiel „Mit freund­lichen Grüs­sen“ und Ihren Namen. Ver­mei­den Sie Kürzel wie „mfg“. Für viele E-Mail-Leser ist diese ge­kürzte Schlussformel schlicht unfreundlich.
• Online-Generator
  Mithilfe eines Generators können Sie Ihre Signatur erstellen lassen. Diverse Änderungsparameter stehen ber­eit.
  Generator für E-Mail-Signaturen
• E-Mail-Bestandteile
  Vergessen Sie keine der weiteren wichtigen Bestandteile einer E-Mail!
• E-Mail-Signatur-Plattformen
  Mit einem Online-Tool können Sie E-Mail-Signaturen im Unternehmen verwalten und mit aktuellen Kampag­nen be­spie­len.

Beispiele

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Coole Darstellung

Mit dem Online-Tool E-Mail-Signatur-Generator können Sie eine Signatur erstellen. Sie können den generierten html-Code für Ihre Webseiten als auch für HTML-E-Mails verwenden.

P.S.:

“Überprüfen und überarbeiten Sie doch gleich einmal Ihre Signaturen!”

Autor: Walter B. Walser, kundennutzen.ch