Wie ich mehr aus einer E-Mail-Sig­na­tur heraus­­hole

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Online-Marketing-Beitrag: E-Mail-Signatur

Informationen gemäss Stand vom 19.4.2021

Verwenden Sie bei Ihren E-Mails Signaturen! Vor allem geschäftliche E-Mails ohne Signatur wirken unseriös. Prak­tisch jedes gute E-Mail-Programm bietet die Möglichkeit an, Signaturen an die E-Mails zu hängen. Signa­turen bie­ten Vorteile sowohl für Firmen, Organisationen als auch für Privatpersonen.
E-Mail Bildquelle von Gerd Altmann auf Pixabay

Inhalts­ver­zeich­nis: E-Mail-Signa­tur er­­stel­len


Was kommt in die Signatur? Was ist sinnvoll oder denkbar?

Bitte nicht alle diese Punkte aufführen. Nur jene Punkte, die für Ihre Unternehmung einen Sinn ergeben. Werbung in Signaturen kann rechtlich bedenklich sein. Auf sogenannte Disclaimer können Sie getrost verzichten.

  • Firmenname inklusive Geschäftsform (wie im Handelsregister)
  • Mitarbeitername und Vorname, Abteilung
  • Vor- und Nachnamen der Geschäftsführer
  • Adresse
  • Telefonnummer mit Durchwahl
  • Handynummer
  • VOIP-Adresse
  • Skype-Name
  • Telefaxnummer
  • Nummer im Handelsregister
  • Öffnungszeiten
  • Instant-Messenger-Kennung
  • Firmenlogo
  • Foto der Kontaktperson
  • Eigene Internetadresse inkl. https://…
  • Weitere Internetadressen zu eigenen Internetprojekten
  • Social Media Kontos
  • Ihr USP
  • Dezente Werbung
  • Autoresponderangebot
  • Hinweis auf neue Jobangebote des Unternehmens
  • Lesenswerter Artikel des Absenders, zum Beispiel ein Blogbeitrag
  • Hinweis auf neue PDF-Reporte
  • Link auf die neuste Pressemitteilung
  • Einstellung einer neuen Referenz auf der Website
  • Hinweis auf neue gewonnene Preise des Unternehmens
  • Hinweis auf den nächsten interessanten Anlass
  • Download einer vcf-Datei mit den Kontaktdaten
  • Link zu einer Seite,
    wo Kunden eine Bewertung Ihrer Dienstleistungen vornehmen können

Allgemeine Hinweise

  • Zeichenbreite
    Die Breite je Zeile sollte ca. 70 Zeichen nicht überschreiten.
  • Quasistandard
    Standardmässig sollen Signaturen nicht allzu lange sein. Signaturen, die länger sind als der eigentliche Text, wir­ken äusserst übertrieben.
  • Links die überall funktionieren
    Webadressen müssen immer mit „http://“ resp. „https://“ beginnen, damit sie klickbar sind. E-Mail-Adressen immer mit „mailto:“ verwenden, damit die Links in jedem E-Mail-Programm problemlos funktionieren.
  • Monotonie ist langweilig
    Ändern Sie Ihre Signaturen von Zeit zu Zeit und nutzen Sie die Signaturen für saisonale Angebote. Achten Sie aber auf dezente Hinweise und vermeiden Sie reisserische Werbung.
  • Signaturen in einer Organisation
    Alle Signaturen der Mitarbeiter müssen den gleichen Aufbau haben.
  • Verzicht
    Verzichten Sie auf diverse Farben und Schriften in einer E-Mail. Diese können durch zu viel Gestaltung unse­riös wirken.
  • Zwei Systeme
    Signaturen werden je nach E-Mail-Programm entweder in der Signaturverwaltung erfasst oder als separate Text­da­tei ange­hängt.
  • Je nach Adressat die richtige Signatur
    Bei einigen E-Mail-Programmen können Sie je nach Anlass unter diversen vorbereiteten Signaturen aus­wählen.
  • Persönlichkeit
    Ergänzen Sie die Signatur mit Ihrem Organisationslogo und eventuell mit einem Foto der Person.
  • Automatismus
    Gut sortierte E-Mail-Programme erlauben es, automatisch die richtige Signatur zu verwenden. Ob Sie eine neue E-Mail erfassen, eine E-Mail beantworten oder eine E-Mail weiterleiten, dass E-Mail-Programm fügt automatisch die richtige Signatur bei.
  • Tippfehler
    Kontrollieren Sie alle E-Mails auf Tippfehler. Fehler in der Signatur wirken besonders peinlich …
  • vcf-Datei
    Bieten Sie das Angebot an, eine vcf-Datei herunterzuladen. Mit einer vcf-Datei kann der Empfänger Ihre Kontakt­da­ten mit einem Klick in das eigene E-Mail-Programm integrieren.
  • Nationale Hinweise
    Beachten Sie bitte die gesetzlichen Regelungen Ihres Landes.
  • Signaturtrenner
    Eine Signatur sollten Sie durch einen Signaturtrenner vom eigentlichen Nachrichtentext abtrennen. Der Sig­na­tur­tren­ner besteht aus einer Zeile mit der Zeichenfolge „– “ (zwei Bindestriche sowie ein Leerzeichen) Mit dem Sig­na­tur­trenner er­möglicht man es den meisten E-Mail-Programmen, eine Signatur automatisch zu er­kennen und beim Antworten nicht zu zitieren.
  • Praktisch
    Ergänzen Sie Ihre Signaturen mit Text, den Sie sowieso in jeder E-Mail vorfinden, so zum Beispiel „Mit freund­lichen Grüs­sen“ und Ihren Namen. Vermeiden Sie Kürzel wie „mfg“. Für viele E-Mail-Leser ist diese gekürzte Schluss­formel schlicht unfreundlich.
  • Online-Generator
    Mithilfe eines Generators können Sie Ihre Signatur erstellen lassen. Diverse Änderungsparameter stehen ber­eit.
    Generator für E-Mail-Signaturen
  • E-Mail-Bestandteile
    Vergessen Sie keine der weiteren wichtigen Bestandteile einer E-Mail!

Beispiele

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Coole Darstellung

Mit dem Online-Tool E-Mail-Signatur-Generator können Sie eine Signatur wie diese erstellen. Sie können den ge­nerierten Html-Code für Ihre Webseiten als auch für HTML-E-Mails verwenden.

P.S.

Überarbeiten Sie doch gleich einmal Ihre Signaturen!

Autor: Walter B. Walser, kundennutzen.ch

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Gründer des pra­xis­na­hen On­li­ne-Mar­ke­ting Ma­ga­zins kundennutzen.ch, Autor und Online-Marketing Manager. Er half frü­her Un­ter­neh­mern 100% mehr aus Ihrer Web­site he­r­au­­s­zu­­­ho­len. Er hat KMU in Bezug auf deren Web­auf­tritt be­raten und sich auf die Web­si­te-Pfle­ge, Web­si­te-Opti­mie­rung und das On­li­ne-Mar­ke­ting mit On­li­ne-Tools spe­zia­li­siert.

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