Verwenden Sie bei Ihren E-Mails Signaturen! Vor allem geschäftliche E-Mails ohne Signatur wirken unseriös. Praktisch jedes gute E-Mail-Programm ermöglicht, Signaturen an die E-Mails zu hängen. Signaturen bieten Vorteile sowohl für Firmen, Organisationen als auch für Privatpersonen.
Informationen gemäss Stand vom 9.11.2024
Bild: Gerd Altmann auf Pixabay.com
Inhaltsverzeichnis: E-Mail-Signatur erstellen
Ich erhalte fast täglich Anfragen zur Zusammenarbeit mit anonymen E-Mails. Selbst die Anrede ist anonym, obwohl mein Name im Impressum steht. Sie können sich vorstellen, dass sich meine Begeisterung darüber in Grenzen hält. Mit einer Hotmail- oder Gmail-Adresse ist keine seriöse, geschäftliche E-Mail möglich. Ausserdem möchte ich gerne wissen, aus welchem Kontinent oder Land eine Anfrage kommt. All das kann man mit einer E-Mail-Signatur ohne Aufwand erreichen.
Was kommt in die Signatur? Was ist sinnvoll oder denkbar?
Bitte nicht alle diese Punkte aufführen. Nur jene Punkte, die für Ihren Bedarf einen Sinn ergeben. Werbung in Signaturen kann rechtlich bedenklich sein. Auf sogenannte Disclaimer können Sie getrost verzichten.
- Firmenname inklusive Geschäftsform (wie im Handelsregister)
- Mitarbeitername und Vorname, Abteilung
- Vor- und Nachnamen der Geschäftsführer
- Rechtliche Hinweise, je nach Land
- Adresse
- Telefonnummer mit Durchwahl
- Handynummer
- VOIP-Adresse
- Skype-Name
- Telefaxnummer
- Nummer im Handelsregister
- Öffnungszeiten
- Instant-Messenger-Kennung
- Firmenlogo
- Foto der Kontaktperson
- Eigene Internetadresse inkl. https://…
- Weitere Internetadressen zu eigenen Internetprojekten
- Social Media Kontos
- Ihr USP
- Dezente Werbung
- Autoresponderangebot
- Hinweis auf aktuelle Jobangebote des Unternehmens
- Lesenswerter Artikel des Absenders, etwa ein Blogbeitrag
- Hinweis auf neue PDF-Reporte
- Link auf die neuste Pressemitteilung
- Einstellung einer neuen Referenz auf der Website
- Hinweis auf neue gewonnene Preise des Unternehmens
- Hinweis auf den nächsten interessanten Anlass
- Download einer vcf-Datei mit den Kontaktdaten
- Link zu einer Seite, wo Kunden eine Bewertung Ihrer Dienstleistungen vornehmen können
Allgemeine Hinweise
-
Die Zeichenbreite
Die Breite je Zeile sollte ca. 70 Zeichen nicht überschreiten. -
Quasi Standard
Standardmässig sollen Signaturen nicht allzu lang sein. Signaturen, die länger sind als der eigentliche Text, wirken äusserst übertrieben. -
Links, die überall funktionieren
Webadressen müssen immer mit „http://“ respektive „https://“ beginnen, damit sie klickbar sind. E-Mail-Adressen immer mit „mailto:“ verwenden, damit die Links in jedem E-Mail-Programm problemlos funktionieren. -
Monotonie ist langweilig
Ändern Sie Ihre Signaturen gelegentlich und nutzen Sie die Signaturen für saisonale Angebote. Achten Sie aber auf dezente Hinweise und vermeiden Sie reisserische Werbung. -
Signaturen in einer Organisation
Alle Signaturen der Mitarbeiter müssen den gleichen Aufbau haben. Kontrollieren Sie deshalb die Signaturen der Mitarbeiter. -
Verzicht
Verzichten Sie auf diverse Farben und Schriften in einer E-Mail. Diese können durch zu viel Gestaltung unseriös wirken. -
Zwei Systeme
Signaturen werden je nach E-Mail-Programm entweder in der Signaturverwaltung erfasst oder als separate Textdatei angehängt. -
Je nach Adressat die richtige Signatur
Bei einigen E-Mail-Programmen können Sie je nach Anlass unter diversen vorbereiteten Signaturen auswählen. -
Die Persönlichkeit
Ergänzen Sie die Signatur mit Ihrem Organisationslogo und eventuell mit einem Foto der Person. -
Automatismus
Gut sortierte E-Mail-Programme erlauben es, automatisch die richtige Signatur zu verwenden. Ob Sie eine neue E-Mail erfassen, eine E-Mail beantworten oder eine E-Mail weiterleiten, das E-Mail-Programm fügt automatisch die richtige Signatur bei. -
Tippfehler
Kontrollieren Sie alle E-Mails auf Tippfehler. Fehler in der Signatur wirken besonders peinlich. -
vcf-Datei
Bieten Sie das Angebot an, eine vcf-Datei herunterzuladen. Mit einer vcf-Datei kann der Empfänger Ihre Kontaktdaten mit einem Klick in das eigene E-Mail-Programm integrieren. -
Nationale Hinweise
Beachten Sie bitte die gesetzlichen Regelungen Ihres Landes. -
Signaturtrenner
Eine Signatur sollten Sie durch einen Signaturtrenner vom eigentlichen Nachrichtentext abtrennen. Der Signaturtrenner besteht aus einer Zeile mit der Zeichenfolge „- – “ (zwei Bindestriche sowie ein Leerzeichen) Mit dem Signaturtrenner ermöglicht man es den meisten E-Mail-Programmen, eine Signatur automatisch zu erkennen und beim Antworten nicht zu zitieren. -
Praktisch
Ergänzen Sie Ihre Signaturen mit Text, den Sie ohnehin in jeder E-Mail vorfinden, so zum Beispiel „Mit freundlichen Grüssen“ und Ihren Namen. Vermeiden Sie Kürzel wie „mfg“. Für viele E-Mail-Leser ist diese gekürzte Schlussformel schlicht unfreundlich. -
Online-Generator
Mithilfe eines Generators können Sie Ihre Signatur erstellen lassen. Diverse Änderungsparameter stehen bereit.
Generator für E-Mail-Signaturen. -
E-Mail-Bestandteile
Vergessen Sie keine der weiteren wichtigen Bestandteile einer E-Mail! -
E-Mail-Signatur-Plattformen
Mit einem Online-Tool können Sie E-Mail-Signaturen im Unternehmen verwalten und mit aktuellen Kampagnen bespielen.
Beispiele
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PS
„Überprüfen und überarbeiten Sie doch gleich einmal Ihre Signaturen!“
Autor: Walter B. Walser, kundennutzen.ch
