E-Mail-Marketing: Die E-Mail-Signatur
Verwenden Sie bei Ihren E-Mails Signaturen! Vor allem geschäftliche E-Mails ohne Signatur wirken unseriös. Praktisch jedes gute E-Mail-Programm bietet die Möglichkeit, Signaturen an die E-Mails zu hängen. Signaturen bieten Vorteile sowohl für Firmen, Organisationen als auch für Privatpersonen.
Informationen gemäss Stand vom 13.4.2023
Bild: Gerd Altmann auf Pixabay.com
Inhaltsverzeichnis: E-Mail-Signatur erstellen
Ich erhalte fast täglich Anfragen zur Zusammenarbeit mit anonymen E-Mails. Selbst die Anrede ist anonym, obwohl mein Name im Impressum steht. Sie können sich vorstellen, dass sich meine Begeisterung darüber in Grenzen hält. Mit einer Hotmail- oder Gmail-Adresse ist keine seriöse, geschäftliche E-Mail möglich. Ausserdem möchte ich gerne wissen, aus welchem Kontinent oder Land eine Anfrage kommt. All das kann man mit einer E-Mail-Signatur ohne Aufwand erreichen.
Was kommt in die Signatur? Was ist sinnvoll oder denkbar?
Bitte nicht alle diese Punkte aufführen. Nur jene Punkte, die für Ihre Unternehmung einen Sinn ergeben. Werbung in Signaturen kann rechtlich bedenklich sein. Auf sogenannte Disclaimer können Sie getrost verzichten.
- Firmenname inklusive Geschäftsform (wie im Handelsregister)
- Mitarbeitername und Vorname, Abteilung
- Vor- und Nachnamen der Geschäftsführer
- Rechtliche Hinweise, je nach Land
- Adresse
- Telefonnummer mit Durchwahl
- Handynummer
- VOIP-Adresse
- Skype-Name
- Telefaxnummer
- Nummer im Handelsregister
- Öffnungszeiten
- Instant-Messenger-Kennung
- Firmenlogo
- Foto der Kontaktperson
- Eigene Internetadresse inkl. https://…
- Weitere Internetadressen zu eigenen Internetprojekten
- Social Media Kontos
- Ihr USP
- Dezente Werbung
- Autoresponderangebot
- Hinweis auf neue Jobangebote des Unternehmens
- Lesenswerter Artikel des Absenders, zum Beispiel ein Blogbeitrag
- Hinweis auf neue PDF-Reporte
- Link auf die neuste Pressemitteilung
- Einstellung einer neuen Referenz auf der Website
- Hinweis auf neue gewonnene Preise des Unternehmens
- Hinweis auf den nächsten interessanten Anlass
- Download einer vcf-Datei mit den Kontaktdaten
- Link zu einer Seite, wo Kunden eine Bewertung Ihrer Dienstleistungen vornehmen können
Allgemeine Hinweise
- Zeichenbreite
Die Breite je Zeile sollte ca. 70 Zeichen nicht überschreiten. - Quasistandard
Standardmässig sollen Signaturen nicht allzu lange sein. Signaturen, die länger sind als der eigentliche Text, wirken äusserst übertrieben. - Links die überall funktionieren
Webadressen müssen immer mit „http://“ respektive „https://“ beginnen, damit sie klickbar sind. E-Mail-Adressen immer mit „mailto:“ verwenden, damit die Links in jedem E-Mail-Programm problemlos funktionieren. - Monotonie ist langweilig
Ändern Sie Ihre Signaturen von Zeit zu Zeit und nutzen Sie die Signaturen für saisonale Angebote. Achten Sie aber auf dezente Hinweise und vermeiden Sie reisserische Werbung. - Signaturen in einer Organisation
Alle Signaturen der Mitarbeiter müssen den gleichen Aufbau haben. Kontrollieren Sie deshalb die Signaturen der Mitarbeiter. - Verzicht
Verzichten Sie auf diverse Farben und Schriften in einer E-Mail. Diese können durch zu viel Gestaltung unseriös wirken. - Zwei Systeme
Signaturen werden je nach E-Mail-Programm entweder in der Signaturverwaltung erfasst oder als separate Textdatei angehängt. - Je nach Adressat die richtige Signatur
Bei einigen E-Mail-Programmen können Sie je nach Anlass unter diversen vorbereiteten Signaturen auswählen. - Persönlichkeit
Ergänzen Sie die Signatur mit Ihrem Organisationslogo und eventuell mit einem Foto der Person. - Automatismus
Gut sortierte E-Mail-Programme erlauben es, automatisch die richtige Signatur zu verwenden. Ob Sie eine neue E-Mail erfassen, eine E-Mail beantworten oder eine E-Mail weiterleiten, das E-Mail-Programm fügt automatisch die richtige Signatur bei. - Tippfehler
Kontrollieren Sie alle E-Mails auf Tippfehler. Fehler in der Signatur wirken besonders peinlich … - vcf-Datei
Bieten Sie das Angebot an, eine vcf-Datei herunterzuladen. Mit einer vcf-Datei kann der Empfänger Ihre Kontaktdaten mit einem Klick in das eigene E-Mail-Programm integrieren. - Nationale Hinweise
Beachten Sie bitte die gesetzlichen Regelungen Ihres Landes. - Signaturtrenner
Eine Signatur sollten Sie durch einen Signaturtrenner vom eigentlichen Nachrichtentext abtrennen. Der Signaturtrenner besteht aus einer Zeile mit der Zeichenfolge „– “ (zwei Bindestriche sowie ein Leerzeichen) Mit dem Signaturtrenner ermöglicht man es den meisten E-Mail-Programmen, eine Signatur automatisch zu erkennen und beim Antworten nicht zu zitieren. - Praktisch
Ergänzen Sie Ihre Signaturen mit Text, den Sie sowieso in jeder E-Mail vorfinden, so zum Beispiel „Mit freundlichen Grüssen“ und Ihren Namen. Vermeiden Sie Kürzel wie „mfg“. Für viele E-Mail-Leser ist diese gekürzte Schlussformel schlicht unfreundlich. - Online-Generator
Mithilfe eines Generators können Sie Ihre Signatur erstellen lassen. Diverse Änderungsparameter stehen bereit.
Generator für E-Mail-Signaturen - E-Mail-Bestandteile
Vergessen Sie keine der weiteren wichtigen Bestandteile einer E-Mail! - E-Mail-Signatur-Plattformen
Mit einem Online-Tool können Sie E-Mail-Signaturen im Unternehmen verwalten und mit aktuellen Kampagnen bespielen.
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Walser Organisation
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Coole Darstellung
Mit dem Online-Tool E-Mail-Signatur-Generator können Sie eine Signatur erstellen. Sie können den generierten Html-Code für Ihre Webseiten als auch für HTML-E-Mails verwenden.
P.S.:
“Überprüfen und überarbeiten Sie doch gleich einmal Ihre Signaturen!”
Autor: Walter B. Walser, kundennutzen.ch
