Aufbau E-Mails und Newsletter
Aus welchen Bestandteilen setzt sich eine E-Mail zusammen? Welche Bestandteile sind notwendig, welche alternativ respektive optional? Betrachten Sie folgende Beispiele als Vorschläge.
Quelle: Gerd Altmann auf Pixabay
Absolut notwendige Haupt-Inhalte
- Betreff der E-Mail
Der Betreff der E-Mail sollte knackig sein und den Empfänger zum Lesen animieren. Achten Sie darauf, Schlüsselwörter zu vermeiden, die von Spamfilter gerne als Ausschlusskriterium verwendet werden (Wörter wie kostenlos und Zahlen) Achtung: Bei den meisten Smartphones werden nur die ersten 30 Zeichen angezeigt. - Höfliche Anrede
Die E-Mail beginnt, sofern möglich, mit Anrede und Name. Ansonsten hat sich das „Hallo Name“ eingebürgert. - Inhalt
Nach der Anrede folgt der eigentliche Inhalt der E-Mail. - Handlungsaufforderung
Was erwarten Sie vom Leser?
Formulieren Sie eine klare Handlungsaufforderung. - Höfliche Verabschiedung
Nach dem Inhalt folgt die Verabschiedung vom Leser. - Löschhinweis bei einem regelmässigen Newsletter
Der Abonnent muss jederzeit den Bezug des Newsletters auf einfache Weise aufheben können. Ab einfachsten lässt sich das für den Leser mit einer speziellen URL (Internetadresse) zum Löschen aus dem Verteiler lösen. Liefern Sie dazu die notwendige URL sowie einen entsprechenden Hinweis.
Beispiele:
„Wenn Sie den Newsletter nicht mehr erhalten möchten, dann können Sie sich hier austragen: www….“
„Zum Abbestellen des Newsletters klicken Sie einfach hier auf diesen Link: www….“ - P.S.
Jeder Newsletter sollte mit einem interessanten PS enden.
Öfters befindet sich an dieser Stelle eine Suggestivfrage, die der Leser mit Ja beantworten muss. - Impressum / Signatur
E-Mails ohne Signatur wirken äusserst unseriös!
Zu den wichtigen Angaben gehören Firma, Adresse, Ort, E-Mail-Adresse, Telefon, Internetadresse sowie landesspezifische Angaben wie Mehrwertsteuer-Nummer, Geschäftsführer, Handelsregistereintrag, etc. Denkbar ist auch der Skype-Name und Links zu den Social Media Profilen.
Mehr Tipps zur Signatur.
Alternative Neben-Inhalte
- Inhaltsverzeichnis
Besonders bei längeren Newslettern ist ein Inhaltsverzeichnis nützlich. So weiss der Leser sofort, auf welche Themen er sich stürzen soll und ob sich das Lesen des Newsletters lohnt. - Hinweis: Newsletter-Empfehlung
Weisen Sie Ihre Leser darauf hin, dass sie den Newsletter doch an Bekannte weiterempfehlen sollen.
Beispiele:
„Sie dürfen den Newsletter jederzeit weitergeben. Klicken Sie einfach den WEITERLEITEN- oder FORWARD-Knopf Ihres E-Mail-Programmes und geben Sie die E-Mail-Adresse des Empfängers ein. Vielen Dank!“
„Bitte leiten Sie diesen Newsletter an einen Freund, Bekannten, Kunden oder Lieferanten weiter, damit dieser in gleicher Art und Weise von den Inhalten profitieren kann, wie Sie.“ - Hinweis: Bei Darstellungsproblemen
Eventuell stellen Sie Ihren Newsletter auch online, (inkl. Fotos und Filme) also auf Ihrer Website, zur Verfügung.
Beispiele:
„Darstellungsprobleme? Nutzen Sie die Onlineversion des Newsletters.“
„Wissen Sie, dass Sie den Newsletter auch online auf unserer Website lesen können? Das ist etwas leichter lesbar, als hier der reine Text-Newsletter (Bilder und Umlaute sind drin).“
„Wollen Sie in Zukunft lieber die grafische Version dieses E-Mails lesen? Dann verwenden Sie bitte diesen Link: www….“ - Hinweis: Änderung des Abonnements
Die E-Mail-Adresse oder andere Einstellungen können sich im Laufe der Zeit ändern. Anstatt ein Abo zu löschen und neu zu abonnieren, können Sie den Lesern die Möglichkeit bieten, ihre Änderungen selbst vorzunehmen.
Beispiel:
„Ihre E-Mail-Adresse hat sich geändert? Über diesen Link können Sie Ihre E-Mail-Adresse selbst ändern: www….“ - Hinweis: Um Anregungen bitten
Was soll der nächste Newsletter enthalten? Welche Themen interessieren Ihre Leser? Fragen Sie doch einfach Ihre Newsletter-Abonnenten.
Beispiele:
„Haben Sie eine Frage oder eine Anregung zum Newsletter? Wir freuen uns über jeden konstruktiven Beitrag.“
„Dass sich unsere Newsletter nicht von alleine schreiben, dürfte jedem klar sein. Das Sie jedoch aktiv daran mitwirken können vielleicht weniger. Deshalb an dieser Stelle ein formeller Aufruf zur Mitarbeit: Wenn Sie oder Ihr Unternehmen eine interessante Dienstleistung aus unserer Branche / Thema anbieten, wenn Sie eine Studie herausgebracht haben oder einfach nur einmal Ihre Sicht der Dinge publizistisch unter das interessierte Volk bringen möchten, nehmen Sie Kontakt mit uns auf.“ - Hinweis: Newsletter-Archiv
Falls Sie die älteren Newsletter in Ihrem Web ablegen, können Sie diese Ihren Lesern in Form eines Archivs zur Verfügung stellen.
Beispiel:
„Unter der Adresse www…. finden Sie immer die älteren Ausgaben unseres Newsletters.“
- Hinweis: Beiträge auf anderen Websites oder Newslettern weitergeben
Eventuell möchten Sie Ihren Lesern die Möglichkeit bieten, Ihre Inhalte in deren Newsletter oder Websites zu benutzen. Weisen Sie Ihre Leser darauf hin, wie damit umzugehen ist.
Beispiel:
„Sie dürfen den Inhalt dieses Newsletters gerne weitergeben und für Ihre eigenen Zwecke verwenden. Auch für Organisationen mit kommerziellem Hintergrund. Allerdings unter der Bedingung, dass Sie unmittelbar vor oder nach dem kopierten Beitrag deutlich sichtbar eine Quellenangabe in der Form Quelle: www…. eintragen.“ - Hinweis: Bei welcher Adresse kann sich der Leser weiter informieren
Oftmals ist die Absenderadresse eine rein technische E-Mail-Adresse, sprich, wenn Sie darauf antworten, werden Sie nie eine Antwort erhalten. In solchen Fällen müssen Sie Ihre Leser darüber informieren.
Beispiel:
„Bitte schicken Sie diesen Newsletter nicht zurück. Newsletter werden automatisch verschickt. Die Software kann aber Ihr Anliegen nicht entziffern. Würden wir ein Postfach dafür einrichten, man käme nicht nach mit dem Lesen. Wir bekämen jede Menge Autoresponder, Zustellbenachrichtigungen, Fehlermeldungen, Viren und Hinweise der E-Mail-Provider. Jede Aussendung dieses Newsletters zieht Hunderte E-Mails dieser Art nach sich. Bitte benutzen Sie deshalb unser Online Formular oder verwenden Sie folgende E-Mail-Adresse: ….“ - Elevator Pitch
Nennen Sie kurz den Sinn und Zweck Ihrer Unternehmung (Elevator Pitch) und die Vorteile für die Kunden. - Selbstauskunftslink
Seriöse Newslettersysteme verfügen über die Möglichkeit, via Selbstauskunftslink die über Sie gespeicherten Daten abzurufen.
Autor: Walter B. Walser, kundennutzen.ch
