Aus welchen Teilen muss eine E-Mail be­stehen?

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Aufbau E-Mails und News­letter

Aus welchen Bestandteilen setzt sich eine E-Mail zu­sam­men? Welche Be­stand­teile sind not­wendig, welche al­ter­na­tiv res­pektive optio­nal? Betrachten Sie fol­gen­de Beispiele als Vor­schläge.

Newsletter-MarketingQuelle: Gerd Altmann auf Pixabay

Absolut not­wen­di­ge Haupt-In­halte

  • Betreff der E-Mail
    Der Betreff der E-Mail sollte knackig sein und den Empfän­ger zum Lesen ani­mie­ren. Achten Sie darauf, Schlüssel­wörter zu vermeiden, die von Spam­filter gerne als Aus­schluss­kriterium verwendet werden (Wörter wie kos­ten­los und Zah­len) Achtung: Bei den meisten Smart­phones werden nur die ersten 30 Zeichen ange­zeigt.
  • Höfliche Anrede
    Die E-Mail beginnt, sofern mög­lich, mit Anrede und Name. Ansonsten hat sich das „Hallo Name“ einge­bür­gert.
  • Inhalt
    Nach der Anrede folgt der eigentliche Inhalt der E-Mail.
  • Handlungsaufforderung
    Was erwarten Sie vom Le­ser?
    Formulieren Sie eine klare Handlungs­aufforderung.
  • Höfliche Verabschiedung
    Nach dem Inhalt folgt die Verab­schie­dung vom Leser.
  • Löschhinweis bei einem regelmässigen Newsletter
    Der Abonnent muss jeder­zeit den Bezug des Newsletters auf einfache Weise aufheben kön­nen. Ab einfachsten lässt sich das für den Leser mit einer spe­ziel­len URL (Internet­ad­resse) zum Löschen aus dem Verteiler lösen. Lie­fern Sie da­zu die notwendige URL so­wie einen ent­sprechen­den Hinweis.
    Beispiele:
    „Wenn Sie den Newsletter nicht mehr erhalten möch­ten, dann können Sie sich hier aus­tra­gen: www….“
    „Zum Abbestellen des News­letters klicken Sie einfach hier auf diesen Link: www….“
  • P.S.
    Jeder Newsletter sollte mit ei­nem interessanten PS en­den.
    Öfters befindet sich an die­ser Stelle eine Suggestiv­frage, die der Le­ser mit Ja beantworten muss.
  • Impressum / Signatur
    E-Mails ohne Signatur wir­ken äusserst unseriös!
    Zu den wichtigen Angaben gehören Firma, Adresse, Ort, E-Mail-Adresse, Telefon, In­ternetadresse sowie lan­des­spezifische Angaben wie Mehrwert­steuer-Num­mer, Geschäfts­führer, Han­dels­regis­ter­eintrag, etc. Denk­bar ist auch der Skype-Name und Links zu den So­cial Media Profilen.
    Mehr Tipps zur Signatur.

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Alternative Neben-In­halte

  • Inhaltsverzeichnis
    Besonders bei längeren News­lettern ist ein Inhalts­ver­zeich­nis nützlich. So weiss der Leser sofort, auf welche The­men er sich stürzen soll und ob sich das Lesen des Newsletters lohnt.
  • Hinweis: Newsletter-Empfeh­lung
    Weisen Sie Ihre Leser darauf hin, dass sie den Newsletter doch an Bekannte weiter­empfeh­len sollen.
    Beispiele:
    „Sie dürfen den Newsletter jederzeit weitergeben. Klicken Sie einfach den WEITER­LEITEN- oder FORWARD-Knopf Ihres E-Mail-Pro­grammes und geben Sie die E-Mail-Adresse des Empfängers ein. Vielen Dank!“
    „Bitte leiten Sie diesen News­letter an einen Freund, Bekannten, Kunden oder Liefe­ranten weiter, damit dieser in gleicher Art und Wei­se von den Inhalten profitieren kann, wie Sie.“
  • Hinweis: Bei Dar­stel­lungs­problemen
    Eventuell stellen Sie Ihren Newsletter auch online, (inkl. Fotos und Filme) also auf Ihrer Website, zur Ver­fü­gung.
    Beispiele:
    „Darstellungsprobleme? Nutzen Sie die Onlineversion des Newsletters.“
    „Wissen Sie, dass Sie den Newsletter auch online auf unserer Website lesen kön­nen? Das ist etwas leichter lesbar, als hier der reine Text-Newsletter (Bilder und Umlaute sind drin).“
    „Wollen Sie in Zukunft lieber die grafische Version dieses E-Mails lesen? Dann ver­wen­den Sie bitte diesen Link: www….“
  • Hinweis: Änderung des Abon­ne­ments
    Die E-Mail-Adresse oder an­dere Ein­stellungen können sich im Laufe der Zeit ändern. Anstatt ein Abo zu löschen und neu zu abon­nieren, kön­nen Sie den Lesern die Mög­lich­keit bie­ten, ihre Änderungen selbst vorzunehmen.
    Beispiel:
    „Ihre E-Mail-Adresse hat sich geändert? Über diesen Link können Sie Ihre E-Mail-Ad­resse selbst ändern: www….“
  • Hinweis: Um Anregungen bit­ten
    Was soll der nächste News­letter ent­hal­ten? Welche Themen interessieren Ihre Leser? Fragen Sie doch einfach Ihre Newsletter-Abonnenten.
    Beispiele:
    „Haben Sie eine Frage oder eine Anregung zum Newsletter? Wir freuen uns über jeden konstruktiven Beitrag.“
    „Dass sich unsere Newsletter nicht von alleine schreiben, dürfte jedem klar sein. Das Sie jedoch aktiv daran mitwirken können vielleicht weniger. Deshalb an dieser Stelle ein formeller Aufruf zur Mitarbeit: Wenn Sie oder Ihr Unter­neh­men eine interessante Dienst­leistung aus unserer Branche / Thema an­bieten, wenn Sie eine Studie her­aus­gebracht haben oder einfach nur einmal Ihre Sicht der Dinge publizistisch unter das interes­sierte Volk bringen möchten, nehmen Sie Kontakt mit uns auf.“
  • Hinweis: Newsletter-Archiv
    Falls Sie die älteren Newsletter in Ihrem Web ablegen, können Sie diese Ihren Lesern in Form eines Archivs zur Ver­fügung stellen.
    Beispiel:
    „Unter der Adresse www…. finden Sie immer die älteren Ausgaben unseres Newsletters.“
  • Hinweis: Beiträge auf anderen Websites oder Newslettern weitergeben
    Eventuell möchten Sie Ihren Lesern die Möglichkeit bieten, Ihre Inhalte in deren Newsletter oder Websites zu be­nutzen. Weisen Sie Ihre Leser darauf hin, wie damit umzugehen ist.
    Beispiel:
    „Sie dürfen den Inhalt dieses Newsletters gerne weitergeben und für Ihre eigenen Zwecke verwenden. Auch für Orga­nisa­tionen mit kom­merziellem Hinter­grund. Allerdings unter der Be­dingung, dass Sie unmittelbar vor oder nach dem kopierten Beitrag deutlich sichtbar eine Quellenangabe in der Form Quelle: www…. eintragen.“
  • Hinweis: Bei welcher Adres­se kann sich der Leser weiter informieren
    Oftmals ist die Absender­adresse eine rein technische E-Mail-Adresse, sprich, wenn Sie darauf ant­worten, werden Sie nie eine Antwort erhalten. In solchen Fällen müssen Sie Ihre Leser darüber infor­mieren.
    Beispiel:
    „Bitte schicken Sie diesen News­letter nicht zurück. Newsletter werden auto­ma­tisch ver­schickt. Die Software kann aber Ihr Anliegen nicht ent­ziffern. Würden wir ein Post­fach dafür einrichten, man käme nicht nach mit dem Lesen. Wir bekämen jede Menge Auto­res­pon­der, Zu­stell­be­nach­richti­gungen, Fehler­mel­dun­gen, Viren und Hinweise der E-Mail-Pro­vi­der. Jede Aussendung dieses News­letters zieht Hunderte E-Mails dieser Art nach sich. Bitte benutzen Sie deshalb unser Online Formular oder verwenden Sie folgende E-Mail-Adresse: ….“
  • Elevator Pitch
    Nennen Sie kurz den Sinn und Zweck Ihrer Unter­neh­mung (Elevator Pitch) und die Vor­teile für die Kunden.
  • Selbstauskunftslink
    Seriöse Newslettersysteme verfügen über die Mög­lich­keit, via Selbst­aus­kunfts­link die über Sie gespeicherten Da­ten abzu­rufen.

Autor: Walter B. Walser, kundennutzen.ch

Verfolgen Walter B. Walser:

Online-Mar­ke­ting-Mana­ger

Walser arbeitet seit 1995 mit dem In­ter­net. Er ist Gründer des pra­xis­na­hen On­li­ne-Mar­ke­ting- und Online-Tools-Ma­ga­zins kundennutzen.ch, Autor und Online-Marketing-Manager. Er half frü­her als Agenturleiter Un­ter­neh­mern 100% mehr aus Ihrer Web­site heraus­zu­holen. Er hat KMU in Bezug auf deren Web­auf­tritt be­raten und sich auf die Web­si­te-Pfle­ge, Web­si­te-Opti­mie­rung und das On­li­ne-Mar­ke­ting mit On­li­ne-Tools spe­zia­li­siert. Spezielle Interessen: Umweltschutz und Geopolitik.

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