Websitepflege: Nie mehr eine veraltete Website

Ein fesselnder und stets zeitgemässer Online-Auftritt gilt als unverzichtbare Konstante im digitalen Zeitalter. Eine Vielzahl von Unternehmen nimmt das Ruder ihres digitalen Erscheinungsbildes selbst in die Hand – ein Unterfangen, bei dem Content-Management-Systeme (CMS) als Steuermann fungieren.

Doch um diese digitalen Werkzeuge wirkungsvoll zu nutzen, ist fundiertes Fachwissen eine Grundvoraussetzung, ebenso wie die Bereitschaft, Zeit zu investieren. Daher sollte es kaum überraschen, dass mancher Internetauftritt durch kleinere oder auch grössere Unstimmigkeiten auffällt – ein deutlicher Hinweis darauf, dass im Bereich der Webpflege noch Luft nach oben ist.

Informationen gemäss Stand vom 10.11.2023

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Mithilfe dieser Programme kann der Anwender seine Texte komfortabel in Masken eingeben, das CMS sorgt für die Erstellung der entsprechenden Webseiten. Zumindest kleinere CMS-Systeme wie beispielsweise WordPress sind relativ einfach zu bedienen. Widmen wir uns jetzt der Pflege der Website.

Inhaltsverzeichnis: Die Websitepflege

• Alternative Outsourcing: Externe Betreuung des Webauftritts
• 1. Vergesslichkeit
• 2. Der Erinnerungseffekt
• 3. Die Suchmaschinenoptimierung
• 4. Peinlichkeiten vermeiden
• 5. Ergänzungen programmieren
• 6. Aktive Online-Marketing-Massnahmen durchführen
• 7. Das wertvollste Gut: Zeit
• 8. Die Technik
• Welche wichtige Arbeiten und Kontrollen Webmaster und Webverantwortliche regelmässig durchführen müssen
• Mehr oder weniger täglich oder wöchentlich
• Monatlich oder jährlich
• Eigene Hardware nicht vergessen
• P.S.

Alternative Outsourcing: Externe Betreuung des Webauftritts

Eine Alternative zum selber Erstellen und Pflegen der Website ist der Einsatz eines spezialisierten Dienstleisters per Rahmenvertrag. Ist die Beschäftigung eines externen Profis angesichts von einfachen CMS noch zweckmässig?

Ja, aus folgenden Gründen:

1. Vergesslichkeit

Viele Websitebetreiber haben einen Kurs zu Ihrem Websystem besucht. Es ist, wie es ist: Wenn man etwas zulange nicht mehr getan hat, vergisst man leider vieles.

2. Der Erinnerungseffekt

Der Dienstleister übernimmt auch die Funktion des „stüpfelns“. Gerade kleinere Betriebe gehen etwas lasch mit dem Thema Websitepflege um. Es ist eine weitere Aufgabe des externen Webmasters, den Kunden regelmässig daran zu erinnern, wieder einmal etwas Neues in die Website aufzunehmen respektive die veralteten Informationen überarbeiten zu lassen. Der Webdienstleister kann Neuheiten nur veröffentlichen, wenn er diese von seinem Kunden erfährt.

3. Die Suchmaschinenoptimierung

Es braucht einiges an Fachwissen, um die Webseiten nicht nur für die menschlichen Besucher, sondern auch für die Roboter der Suchsysteme zugänglich zu machen. Schliesslich wünscht jeder Betrieb mit seinen Schlüsselwörtern ganz vorne in den Ergebnissen der Suchmaschinen zu erscheinen. In dieser Situation ist ein erfahrener Webmaster gefordert.

4. Peinlichkeiten vermeiden

Gelegenheits-Webmaster machen schnell mal Fehler, die teilweise grosse negative Auswirkungen haben. Der Einsatz eines Profis vermeidet teure Fehler und Peinlichkeiten.

5. Ergänzungen programmieren

CMS-Programme sind oftmals eingeschränkt in den Möglichkeiten. In den Seitenaufbau kann nur integriert werden, was der Designer in den Vorlagen implementiert hat. Der Dienstleister springt hilfreich ein, indem er zum Beispiel auch mal eine Datenbankabfrage einbaut, das Web um einen Blog erweitert, ein Newsletter-Abo integriert, etc. Eine grosse Flexibilität kann von einem leistungsfähigen Partner erwartet werden.

6. Aktive Online-Marketing-Massnahmen durchführen

KMU investieren zwar gerne etwas Zeit in Design und Inhalt, dem Thema Vermarktung für die Website fehlt es aber oftmals an Einsicht, Zeit und Know-how. Der Webdienstleister kennt das Geschäft und weiss, wie man effizient und kostengünstiges Marketing betreiben kann. Er ist auch darüber informiert, wie man illegale und kontraproduktive Massnahmen wie zum Beispiel Spam vermeidet. Das Online-Marketing bietet preiswerte Möglichkeiten der Promotion, die Sie unbedingt ausnutzen müssen.

Gerade das Know-how rund um den Einsatz von Social Media Massnahmen ist bei kleineren Firmen sehr selten vorhanden.

7. Das wertvollste Gut: Zeit

Ein Profi ist in der Regel x-mal schneller als jemand, der sich nur gelegentlich mit Webtechniken befasst. Kurzum: Hier sparen Sie Zeit und Geld.

Aber wie sieht es mit den Kosten aus, wenn Sie die Websitepflege outsourcen?
Schwer zu sagen. Es macht einen deutlichen Unterschied aus, wenn der Dienstleister nur ein wenig Text formatieren – oder ob er eine bestehende Software umprogrammieren muss. Sie sollten wissen, mit welchen Arbeiten ein Dienstleister konfrontiert wird und eine Offerte verlangen.

8. Die Technik

Zur Websitepflege gehören weitere Punkte, die teilweise technisches Verständnis erfordern. (Damit schlagen sich die wenigsten gerne rum) Erwähnt sei zum Beispiel die Auswertung der Websitestatistik, die Überprüfung der Website in den Webmaster-Tools und die Datensicherung. Nicht jeder hat gute Informatikkenntnisse.

„Viele Webdesigner pflegen nur ungern die Webauftritte ihrer Kunden und verlangen unsinnige hohe Gebühren dafür. Es lohnt sich einen auf die Websitepflege spezialisierten Profi mit breitem Wissen zu suchen. Denn nur eine aktuelle Website erfreut Besucher als auch Websitebetreiber gleichermassen.“

Welche wichtigen Arbeiten und Kontrollen Webmaster und Webverantwortliche regelmässig durchführen müssen

Als Webmaster gibt es viele Tätigkeiten, die regelmässig durchzuführen sind. Um diese Arbeiten nicht zu vergessen, lohnt es sich, eine Checkliste anzulegen und jeweils festzuhalten, wann diese Arbeiten durchgeführt wurden.

Ob täglich, wöchentlich oder monatlich, diese Entscheidung sei Ihnen überlassen. Der Rhythmus ist abhängig von der Grösse und Wichtigkeit eines Projektes. Doch um welche Punkte geht es konkret?

Tipp: Sind mehrere Personen für das Web verantwortlich, so muss unbedingt abgeklärt werden, wer was macht.

Für die Kontrolle der Arbeiten eignet sich am besten eine Tabellenkalkulation oder eine Datenbank. Hier notieren Sie in Form einer Matrix alle wichtigen Punkte inklusive Datum und Bemerkungen über die letzten Arbeiten.

Mehr oder weniger täglich oder wöchentlich

• Neue Beiträge
  Natürlich der wichtigste Posten sind neue Inhalte (Texte, Audios, Grafiken, Fotos, Videos, Vorlagen, etc.) auf der Website. Idealerweise befasst sich der Webmaster mit dem Thema Content-Marketing.
• Wartung: Ist aktuelles noch aktuell?
  Beiträge, die nicht mehr aktuell sind, können mit modernen Content-Management-Systemen automatisch nach Ablauf auf der Website ausgeblendet werden. Dennoch sollten Sie die Inhalte auf Aktualität überprüfen. Folgende Punkte müssen kontrolliert werden:
  Wird noch für Events geworben, die bereits durchgeführt wurden? Wird noch für ein Gewinnspiel Werbung gemacht, dessen Frist bereits abgelaufen ist? Stimmen alle Preise der Produkte und Dienstleistungen noch? Stimmen alle Fremdwährungspreise noch?
  Gerade Transaktionsorte, die 404er-Fehlerseite und E-Mail Autoresponder-Sequenzen werden gerne vergessen.
• Freischalten / Kontrolle
  Oftmals muss man Einträge der Besucher freischalten. Besucher haben bei vielen Webpräsenzen die Möglichkeit, einen Eintrag vorzunehmen, wie bei einem Gästebuch, Blog oder den Eintrag in ein Branchen-Verzeichnis. Bei dieser Gelegenheit wird von den Besuchern immer mal wieder Blödsinn eingetragen. Diesen Blödsinn müssen Sie korrigieren und den Spam herauslöschen.
  Betreiben Sie ein Diskussionsforum, so muss der Webmaster überwachen, dass die Forenregeln eingehalten werden.
• Newsletter versenden
  Wenn Sie einen Newsletter anbieten, müssen Sie den regelmässig versenden. Am besten erstellen Sie einen Redaktionsplan und sammeln ständig interessantes Material für den nächsten Versand.
• Social Media
  Wer Plattformen wie Twitter und Facebook bedient, der muss regelmässig interessante Informationen in diesen Social-Media-Kanälen veröffentlichen.
• Updates für das CMS einspielen
  Die meisten Webpräsenzen wurden mit einem Content-Management-System (CMS) erstellt. Somit muss das CMS samt allen Plugins bei Bedarf aktualisiert werden, um Sicherheitslücken zu schliessen und die neuen Programmteile nutzen zu können.
• Updates für die Programmiersprache einspielen
  Wird an Updates für das CMS noch eher gedacht, gehen die Updates für die Programmiersprache eher unter. So zum Beispiel für PHP, die verbreitetste Programmiersprache im Web bringt regelmässig neue Sicherheitsupdates.
• Statistiken auswerten
  Werten Sie Ihre aus, vergleichen Sie die Daten mit den Vormonaten und führen Sie die Daten in Form einer Jahresstatistik zusammen. Führen Sie ein Controlling durch. Schliesslich müssen Sie wissen, was Ihnen Ihre Website in konkreten Zahlen bringt. Überprüfen Sie alle wesentlichen Kennzahlen mit Ihrem Marketing-Plan.
• Testen und optimieren
  Splittests gehören genauso zu den Aufgaben eines Webmasters. Beim Splittesting gibt es ähnliche Seiten, die den Besuchern vorgelegt werden. Diejenige Seite, mit der besten Konversion, wird weiterverwendet.
• E-Shop kontrollieren
  Bewirtschaften Sie einen E-Shop, so gibt es weitere Kontrollen durchzuführen, Artikel zu erfassen, Produkte zu löschen, Preisänderungen, etc.
• Einnahmen überprüfen
  Damit sind Einnahmen gemeint, die via Google Adsense oder ähnlichen Programmen generiert wurden. Sollten die Umsätze einbrechen, müssen Sie sofort handeln.
• Alerts / Monitoring
  Mit Hilfe von Online-Tools können Sie Erwähnungen, wie des eigenen Firmennamens, überwachen. Die Tools überwachen dabei eine bestimmte Anzahl Schlüsselwörter in den sozialen Medien, Blogs, konventionellen Websites, Foren usw.
• Website-Promotion / Traffic besorgen
  Fast täglich verliert man den einen oder anderen Backlink. Es ist wichtig, dass Sie für den Webauftritt Marketing betreiben. Sei es Suchmaschinenoptimierung und / oder andere Massnahmen.
• Passwörter
  Auch Passwörter müssen aus Sicherheitsgründen immer wieder geändert werden.

„Website-Promotion ist ein ständiger Prozess!“

Monatlich oder jährlich

• Webmaster-Tools verwenden
  Weitere nützliche Tools helfen die Übersicht über eine Website zu behalten. Dazu eignen sich Dienste wie zum Beispiel die Google Search Console und die Bing Webmaster-Tools. Diese Webmaster-Tools informieren über Malware auf Ihrem Server, welche Keywords häufig aufgerufen wurden, Fehler beim Indexieren der Webseiten, etc.
  
• Weitere Tools verwenden
  Es gibt im Web viele kostenlose als auch kostenpflichtige Onlinedienste (wie zum Beispiel Ryte), die die eigene Website analysieren und auf Fehler aufmerksam machen.
• Links kontrollieren lassen
  Funktionieren alle Links der Website noch korrekt? Gibt es durch Änderungen an der Seitenstruktur tote Links? Mittels spezieller Tools können Sie überprüfen, ob alle Links noch funktionieren. (Beispielsweise mit der Software Xenu oder dem Screaming Frog) Gerade diese Website mit tausenden von externen Links muss mindestens monatlich auf veraltete und nicht mehr existent Links überprüft werden.
• Externe Datenbanken pflegen
  Ist die eigene Webadresse in Portalen und Datenbanken eingetragen, so muss man auch diese Einträge zumindest jährlich kontrollieren. Oftmals erhält man von diesem Plattformen eine E-Mail mit der Anfrage, ob noch alle Daten aktuell sind.
• Formulartest
  Es ist schon vorgekommen, dass die Hosting-Provider irgendwelche Änderungen am Server vorgenommen haben und nachher die Webformulare nicht mehr funktionierten! Korrekt funktionierende Formulare (Kontaktformulare, Newsletteranmeldungen, Newsletterabmeldungen, E-Shops) sind das A und O jeder Website. Stellen Sie sich vor, Sie verlieren wegen kleiner technischer Änderungen am Server wertvolle Umsätze!
• Datensicherung Website inklusive (MySQL)-Datenbank
  Sollte Ihr Hosting-Provider einmal technische Probleme haben oder kurzfristig Konkurs gehen, sind Sie froh, wenn Sie alle Daten gesichert haben.
  Tipp: Unter Umständen können Sie diese Datensicherung auch für das offline Surfen verwenden.
• Follow-Up-Autoresponder Sequenzen und Online-Kurse überprüfen
  Wer mit einem Follow-Up-Autoresponder arbeitet, kennt vielleicht das Problem: Man richtet viele Textbausteine ein und diese werden automatisch ausgeliefert. Im Laufe der Jahre können sich Links und andere Parameter geändert haben. Deshalb muss man zumindest einmal pro Jahr alle Bausteine überprüfen. Was vor einigen Jahren noch modern war, ist heute vielleicht ein alter Hut.
• Affiliate-Marketing
  Wenn Sie Affiliate-Produkte anbieten, so müssen Sie regelmässig kontrollieren, ob die empfohlenen Produkte noch online sind und der Beschreibungen entsprechen.
• Keywordadvertising kontrollieren
  Ist mit der Werbung wie Google Ads alles bestens? Durch Optimierungen sollten solche Kampagnen langsam immer besser und besser laufen. Vergleichen Sie die Werte mit den Vormonaten.
• Konstante Weiterbildung
  Kein Medium wächst und verändert sich so schnell wie das Internet. Eine konstante Weiterbildung ist überlebenswichtig.

Eigene Hardware nicht vergessen

Wenn wir schon dabei sind, regelmässige Arbeiten durchzuführen, so sollten wir unseren Computer auch ständig pflegen und optimieren. Dazu gehören folgende Arbeiten:

• Festplatte defragmentieren
  Defragmentieren Sie Ihre Website regelmässig. Bei sehr stark defragmentierten Festplatten werden Sie nach der Optimierung einen Geschwindigkeitsgewinn feststellen.
• Festplattencheck durchführen
  Durch den Festplattencheck werden defekte Stellen repariert.
• Windows-Registry
  Es gibt spezielle Programme, die überprüfen die Windows-Registrierdatenbank und entfernen alte respektive überflüssige Einträge.
• Virencheck rattern lassen
  Lassen Sie den Virenchecker regelmässig die gesamte Festplatten auf Virenbefall überprüfen.
• Anti-Spy rattern lassen
  Spione und Werbeprogramme können mit einem Anti-Spy-Programm identifiziert und gelöscht werden.
  
  Bild: Screenshot von Spybot
• Entstauben
  Computer saugen gerne Staubpartikel an. Diese Staubpartikel können zum Hitzestau führen und den Computer beschädigen. Entstauben Sie deshalb mind. zweimal jährlich Ihren Computer. Mit einem Staubsauger entfernen Sie vorsichtig allen Staub.
• Updates durchführen
  Moderne Programme aktualisieren sich selbst, bei älterer Software ist diese Fähigkeiten noch nicht in das System integriert. Überprüfen Sie deshalb, ob Sie bei allen Programmen mit der aktuellen Version arbeiten.

P.S.:

„Klären Sie ab, welche Arbeiten Sie selbst durchführen und welche Tätigkeiten ein Informatiker respektive Webmaster übernehmen soll.“

Autor: Walter B. Walser, kundennutzen.ch