Heute werden moderne Büroarbeitsplätze direkt mit dem Internet vernetzt. Welche Massnahmen sind zu treffen, damit sich daraus keine Probleme ergeben?
Als erste Massnahme müssen die Mitarbeiter gut ausgebildet werden. Die Mitarbeiter müssen die Chancen des relativ neuen Mediums, aber auch deren Gefahren, bestens kennen. Erfahren Sie jetzt mehr darüber.
Bild: Gerd Altmann auf Pixabay.com
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So einfach das Medium E-Mail erscheint, desto grösser die Fehler, die die Mitarbeiter mit diesem nützlichen Hilfsmittel verursachen.
Beim E-Mailen vergessen viele Anwender die grundlegendsten Anstandsregeln, die auch in der virtuellen Welt gelten. Jedes E-Mail benötigt, neben der korrekten E-Mail-Adresse, einen aussagefähigen Betreff. Dieser hilft dem Empfänger, die E-Mail schneller einzuordnen und abzulegen. Und da der Empfänger ein Mensch ist, sollte die E-Mail mit einer höflichen Anrede beginnen.
E-Mail ist ein relativ formloses Medium. Dabei jedoch alle Formen der Grammatik und der Rechtschreibung zu verspotten, dürfte vorwiegend im Umgang mit Kunden und potenziellen Kunden einen schalen Nachgeschmack hinterlassen. Die heutigen Programme zur Rechtschreibprüfung helfen dabei, die schlimmsten Fehler zu vermeiden.
Nach dem eigentlichen Text beenden Sie das E-Mail wiederum mit einem höflichen Gruss. Nicht jeder kann sich mit einem Kürzel wie „mfg“ anfreunden.
Wenn der Schreiber schon nicht den Wechsel von Gross- und Kleinschreibung beherrscht, sollte er nur die konsequente Kleinschreibung verwenden. GROSSSCHREIBEN gilt im Internet als schreien und damit als grosse Unhöflichkeit.
Vollends unbeliebt kann man sich machen, wenn man dem E-Mail noch ein riesiges Datei-Anhängsel anfügt. Hat man mit Müh und Not das Anhängsel endlich heruntergeladen, stellt man oft fest, dass man die Datei mangels entsprechender Programme gar nicht öffnen kann.
Falls der Schreiber bis zu diesem Punkt seinen Kunden bisher nicht verloren hat, lässt sich die Angelegenheit noch steigern. Wenn keine aktuelle Virenerkennung installiert wurde, verseuchen sie den PC ihres Auftraggebers mit Viren, die erheblichen Schaden anrichten können.
Sollen die Mitarbeiter, um das Medium noch besser kennenzulernen, die berufliche E-Mail-Adresse für private Zwecke verwenden dürfen? Ich sage nein. Als Arbeitgeber verliert man so rasch die Kontrolle. Die E-Mail-Adresse ist immer ein Teil der Firmenpersönlichkeit und kann rasch mal in Kanäle gelenkt werden, in denen man sicher nicht in Erscheinung treten möchte.
Dafür gibt es als Ersatz kostenlose Varianten: Die Mitarbeiter können Ihre privaten E-Mails via einem browserbasierenden Dienst bearbeiten. Für den Mitarbeiter ergeben sich daraus nur positive Aspekte: Der Arbeitgeber kann die E-Mails nicht mitlesen, bei Abwesenheit des Mitarbeiters kommen die E-Mails nicht in falsche Hände und bei einem Arbeitgeberwechsel muss die E-Mail-Adresse nicht abgegeben werden.
Zum Schluss zu diesem Thema noch eines der schlimmsten Vergehen, nicht nur im Zusammenhang mit Kunden. Das nicht-beantworten von E-Mails.
Surfen
Surfen während der Arbeitszeit? Aber ja, wenn das Thema zur Arbeitsbewältigung hilfreich ist. Das Ankündigen und Durchführen von Kontrollen in Form einer Stichprobe kann den Missbrauch erheblich verkleinern.
Klare Regeln verhindern Konflikte. Dürfen etwa die Mitarbeiter Webradio hören? Verwenden Sie fürs Radiohören das gute, alte Radio. Die Performance Ihrer Leitung könnte sonst plötzlich in den Keller sinken.
Dürfen die Mitarbeiter zumindest MP3-Dateien herunterladen? Das Herunterladen benötigt wieder viele Ressourcen und der Plattenspeicher kann plötzlich mit Musik gefüllt werden. Bleiben Sie beim guten, alten Radio.
Aber zumindest einen coolen Bildschirmschoner möchte man sich doch herunterladen. Doch es gilt: nur von seriösen Quellen. Bei unseriösen Quellen drohen Viren und anderes Ungemach.
In der Mittagspause ein Spielchen? Spiele gehören definitiv nicht auf den Firmenrechner.
Ob nach der offiziellen Arbeitszeit auf dem Firmenrechner privat gesurft werden darf, muss letztlich der Arbeitgeber entscheiden.
Zum Schluss
Lassen Sie Ihre Mitarbeiter eine Internet-Vereinbarung unterschreiben. Definieren Sie darin genau, was erlaubt ist und was nicht. Damit können Unklarheiten schon im Voraus vermieden werden.
Kluge Köpfe schützen sich. Kluge Firmen schützen ihr Firmennetzwerk mit aktuellen Virensignaturen. Damit ist zwar kein hundertprozentiger Schutz möglich, aber zumindest ein 99.9% iger.
Sogenannte Firewalls verhindern den Zugriff von Dritten auf das Firmennetzwerk. Selbst für 1-Mann-Betriebe gibt es mittlerweile einfach zu installierende und preiswerte Firewalls. Sparen Sie nicht am falschen Ort.
Autor: Walter B. Walser, kundennutzen.ch
