Internet am Arbeits­platz

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Heute werden moderne Büro­arbeitsplätze direkt mit dem Internet vernetzt. Welche Mass­nahmen sind zu treffen, damit sich daraus keine Pro­bleme er­geben?

Als erste Massnahme müssen die Mitarbeiter gut ausgebildet werden. Die Mitarbeiter müs­sen die Chancen des relativ neuen Me­diums, aber auch deren Ge­fah­ren, bestens kennen. Erfahren Sie jetzt mehr darüber.

Arbeitsplatz

Bildquelle von Gerd Altmann auf Pixabay

Inhaltsverzeichnis

E-Mail

So einfach das Medium E-Mail erscheint, desto grösser die Fehler, die die Mitarbeiter mit diesem nütz­lichen Hilfs­mittel verursachen.

Beim E-Mailen vergessen viele Anwender die grundlegendsten Anstandsregeln, die auch in der virtuellen Welt gel­ten. Jedes E-Mail benötigt, neben der kor­rek­ten E-Mail-Adresse, einen aussagefähigen Betreff. Dieser hilft dem Empfän­ger die E-Mail schneller einzuordnen und abzu­legen. Und da der Empfänger ein Mensch ist, sollte die E-Mail mit einer höflichen An­re­de beginnen.

E-Mail ist ein relativ formloses Medium. Dabei jedoch alle For­men der Grammatik und der Rechtschreibung zu ver­spotten, dürfte vor allem im Umgang mit Kunden und potenziellen Kunden einen schalen Nachgeschmack hin­ter­lassen. Die heutigen Programme zur Recht­schreib­prü­fung helfen dabei, die schlimmsten Fehler zu ver­mei­den.

Nach dem eigentlichen Text be­enden Sie das E-Mail wiederum mit einem höflichen Gruss. Nicht jeder kann sich mit einem Kürzel wie „mfg“ an­freun­den.

Wenn der Schreiber schon nicht den Wechsel von Gross- und Kleinschreibung beherrscht, sollte er nur die kon­se­quente Kleinschreibung verwenden. GROSSSCHREIBEN gilt im Internet als schreien und damit als sehr grosse Un­höflichkeit.

Vollends unbeliebt kann man sich machen, wenn man dem E-Mail noch ein riesiges Datei-Anhängsel anfügt. Hat man mit Müh und Not das Anhängsel endlich heruntergeladen, stellt man oft fest, dass man die Datei mangels ent­sprechender Pro­gramme gar nicht öffnen kann.

Falls der Schreiber bis zu diesem Punkt seinen Kunden noch nicht verloren hat, lässt sich die Angelegenheit noch steigern. Wenn keine aktuelle Virenerkennung installiert wurde, verseuchen sie den PC ihres Auftraggebers mit eckligen kleinen Viren, die erheblichen Schaden anrichten können.

Sollen die Mitarbeiter, um das Medium noch besser kennen­zu­lernen, die berufliche E-Mail-Adresse für private Zwecke verwenden dürfen? Ich sage nein. Als Arbeitgeber verliert man so sehr schnell die Kontrolle. Die E-Mail-Adresse ist immer ein Teil der Firmenpersönlichkeit und kann ganz schnell mal in Kanäle gelenkt werden, in denen man sicher nicht in Erscheinung treten möchte.

Dafür gibt es als Ersatz kostenlose Varianten: Die Mitarbeiter können Ihre privaten E-Mails via einem browser­ba­sier­enden Dienst bearbeiten. Für den Mitarbeiter ergeben sich daraus nur positive Aspekte: Der Arbeitgeber kann die E-Mails nicht mitlesen, bei Abwesenheit des Mitarbeiters kommen die E-Mails nicht in falsche Hände und bei einem Arbeitgeberwechsel muss die E-Mail-Adresse nicht abgegeben werden.

Zum Schluss zu diesem Thema noch eines der schlimmsten Vergehen, nicht nur im Zusammenhang mit Kunden. Das nicht-beantworten von E-Mails.

Surfen

Surfen während der Arbeitszeit? Aber ja doch, wenn das Thema zur Arbeits­bewältigung hilfreich ist. Das Ankündigen und Durchführen von Kontrollen in Form einer Stichprobe kann den Missbrauch erheblich ver­kleinern.

Klare Regeln verhindern Konflikte. Dürfen zum Beispiel die Mitarbeiter Webradio hören? Verwenden Sie fürs Radio­hören das gute, alte Radio. Die Performance Ihrer Leitung könnte sonst ganz schnell in den Keller sinken.

Dürfen die Mitarbeiter zumindest MP3-Dateien herunterladen? Das Herunterladen braucht wieder viele Ressourcen und der Plattenspeicher kann sehr schnell mit Musik gefüllt werden. Bleiben Sie beim guten, alten Radio.

Aber zumindest einen coolen Bildschirmschoner möchte man sich doch herunterladen. Doch es gilt: nur von seriö­sen Quellen. Bei unseriösen Quellen drohen Viren und anderes Ungemach.

In der Mittagspause ein Spielchen? Spiele gehören definitiv nicht auf den Firmenrechner.

Ob nach der offiziellen Arbeitszeit auf dem Firmenrechner privat gesurft werden darf, muss letztendlich der Ar­beit­geber entscheiden.

Zum Schluss

Lassen Sie Ihre Mitarbeiter eine Internet-Vereinbarung unterschreiben. Definieren Sie darin genau, was er­laubt ist und was nicht. Damit können Unklarheiten schon im Voraus vermieden werden.

Kluge Köpfe schützen sich. Kluge Firmen schützen ihr Firmennetzwerk mit aktuellen Virensignaturen. Damit ist zwar kein 100%iger Schutz möglich, aber zumindest ein 99.9% iger.

Sogenannte Firewalls verhindern den Zugriff von Dritten auf das Firmennetzwerk. Selbst für 1-Mann-Betriebe gibt es mittlerweile einfach zu installierende und preiswerte Firewalls. Sparen Sie nicht am falschen Ort.

Autor: Walter B. Walser, kundennutzen.ch

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Gründer des pra­xis­na­hen On­li­ne-Mar­ke­ting Ma­ga­zins kundennutzen.ch, Autor und Online-Marketing Manager. Er half frü­her Un­ter­neh­mern 100% mehr aus Ihrer Web­site he­r­au­­s­zu­­­ho­len. Er hat KMU in Bezug auf deren Web­auf­tritt be­raten und sich auf die Web­si­te-Pfle­ge, Web­si­te-Opti­mie­rung und das On­li­ne-Mar­ke­ting mit On­li­ne-Tools spe­zia­li­siert.