Wie ich mehr aus einer E-Mail-Sig­na­tur her­aus­­hole

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Online-Mar­ke­ting-Bei­trag: E-Mail-Sig­na­tur

Informationen gemäss Stand vom 31.7.2021

Verwenden Sie bei Ihren E-Mails Signaturen! Vor allem geschäftliche E-Mails ohne Signatur wirken unseriös. Prak­tisch jedes gute E-Mail-Pro­gramm bietet die Mög­lich­keit, Signaturen an die E-Mails zu hängen. Signa­turen bie­ten Vorteile sowohl für Firmen, Organisationen als auch für Privatpersonen.
E-Mail Bildquelle von Gerd Altmann auf Pixabay

Inhalts­ver­zeich­nis: E-Mail-Signa­tur er­­stel­len


Was kommt in die Signatur? Was ist sinnvoll oder denk­bar?

Bitte nicht alle diese Punkte aufführen. Nur jene Punkte, die für Ihre Unternehmung einen Sinn ergeben. Werbung in Signaturen kann rechtlich bedenklich sein. Auf so­ge­nannte Disclaimer können Sie getrost verzichten.

  • Firmenname inklusive Ge­schäfts­form (wie im Handels­register)
  • Mitarbeitername und Vor­name, Abteilung
  • Vor- und Nachnamen der Ge­schäfts­führer
  • Rechtliche Hinweise, je nach Land
  • Adresse
  • Telefonnummer mit Durch­wahl
  • Handynummer
  • VOIP-Adresse
  • Skype-Name
  • Telefaxnummer
  • Nummer im Handelsregister
  • Öffnungszeiten
  • Instant-Messenger-Kennung
  • Firmenlogo
  • Foto der Kontaktperson
  • Eigene Internetadresse inkl. https://…
  • Weitere Internetadressen zu eigenen Internetprojekten
  • Social Media Kontos
  • Ihr USP
  • Dezente Werbung
  • Autoresponderangebot
  • Hinweis auf neue Job­an­ge­bote des Unter­nehmens
  • Lesenswerter Artikel des Absenders, zum Beispiel ein Blogbeitrag
  • Hinweis auf neue PDF-Re­porte
  • Link auf die neuste Presse­mittei­lung
  • Einstellung einer neuen Re­fe­renz auf der Website
  • Hinweis auf neue gewonnene Preise des Unternehmens
  • Hinweis auf den nächsten in­te­ressanten Anlass
  • Download einer vcf-Datei mit den Kontaktdaten
  • Link zu einer Seite, wo Kunden eine Bewer­tung Ihrer Dienst­leistungen vor­neh­men können

Allgemeine Hin­weise

  • Zeichenbreite
    Die Breite je Zeile sollte ca. 70 Zeichen nicht über­schreiten.
  • Quasistandard
    Standardmässig sollen Signaturen nicht allzu lange sein. Signaturen, die länger sind als der eigentliche Text, wir­ken äusserst übertrieben.
  • Links die überall funktionieren
    Webadressen müssen immer mit „http://“ resp. „https://“ beginnen, damit sie klickbar sind. E-Mail-Adressen immer mit „mailto:“ verwenden, damit die Links in jedem E-Mail-Programm problem­los funk­tio­nieren.
  • Monotonie ist langweilig
    Ändern Sie Ihre Signaturen von Zeit zu Zeit und nutzen Sie die Signaturen für saisonale Angebote. Achten Sie aber auf dezente Hinweise und vermeiden Sie reisserische Werbung.
  • Signaturen in einer Organisation
    Alle Signaturen der Mit­arbei­ter müssen den gleichen Aufbau haben. Kontrollieren Sie deshalb die Signaturen der Mitarbeiter.
  • Verzicht
    Verzichten Sie auf diverse Farben und Schriften in einer E-Mail. Diese können durch zu viel Gestaltung unse­riös wirken.
  • Zwei Systeme
    Signaturen werden je nach E-Mail-Pro­gramm entweder in der Signaturverwaltung erfasst oder als separate Text­da­tei ange­hängt.
  • Je nach Adressat die richtige Signatur
    Bei einigen E-Mail-Programmen können Sie je nach Anlass unter diversen vorbereiteten Signaturen aus­wählen.
  • Persönlichkeit
    Ergänzen Sie die Signatur mit Ihrem Organisations­logo und eventuell mit einem Foto der Person.
  • Automatismus
    Gut sortierte E-Mail-Pro­gramme erlauben es, automatisch die richtige Signatur zu verwenden. Ob Sie eine neue E-Mail erfassen, eine E-Mail beantworten oder eine E-Mail weiterleiten, dass E-Mail-Programm fügt automatisch die richtige Signatur bei.
  • Tippfehler
    Kontrollieren Sie alle E-Mails auf Tippfehler. Fehler in der Signatur wirken besonders peinlich …
  • vcf-Datei
    Bieten Sie das Angebot an, eine vcf-Datei herunterzuladen. Mit einer vcf-Datei kann der Empfänger Ihre Kontakt­da­ten mit einem Klick in das eigene E-Mail-Programm integrieren.
  • Nationale Hinweise
    Beachten Sie bitte die gesetzlichen Regelungen Ihres Landes.
  • Signaturtrenner
    Eine Signatur sollten Sie durch einen Signaturtrenner vom eigentlichen Nachrichtentext abtrennen. Der Sig­na­tur­tren­ner besteht aus einer Zeile mit der Zeichenfolge „– “ (zwei Bindestriche sowie ein Leerzeichen) Mit dem Sig­na­tur­trenner er­möglicht man es den meisten E-Mail-Programmen, eine Signatur automatisch zu er­kennen und beim Antworten nicht zu zitieren.
  • Praktisch
    Ergänzen Sie Ihre Signaturen mit Text, den Sie sowieso in jeder E-Mail vorfinden, so zum Beispiel „Mit freund­lichen Grüs­sen“ und Ihren Namen. Vermeiden Sie Kürzel wie „mfg“. Für viele E-Mail-Leser ist diese gekürzte Schluss­formel schlicht unfreundlich.
  • Online-Generator
    Mithilfe eines Generators können Sie Ihre Signatur erstellen lassen. Diverse Änderungsparameter stehen ber­eit.
    Generator für E-Mail-Signaturen
  • E-Mail-Bestandteile
    Vergessen Sie keine der weiteren wichtigen Bestandteile einer E-Mail!
  • E-Mail-Signatur-Plattformen
    Mit einem Online-Tool können Sie E-Mail-Sig­na­tu­ren im Unter­neh­men ver­walten und mit aktuellen Kampag­nen be­spie­len.

Beispiele

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Mit dem Online-Tool E-Mail-Signatur-Generator können Sie eine Signatur erstellen. Sie können den ge­nerierten Html-Code für Ihre Webseiten als auch für HTML-E-Mails verwenden.

P.S.

„Überprüfen und überarbeiten Sie doch gleich einmal Ihre Signaturen!“

Autor: Walter B. Walser, kundennutzen.ch

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Gründer des pra­xis­na­hen On­li­ne-Mar­ke­ting Ma­ga­zins kundennutzen.ch, Autor und Online-Marketing Manager. Er half frü­her Un­ter­neh­mern 100% mehr aus Ihrer Web­site he­r­au­­s­zu­­­ho­len. Er hat KMU in Bezug auf deren Web­auf­tritt be­raten und sich auf die Web­si­te-Pfle­ge, Web­si­te-Opti­mie­rung und das On­li­ne-Mar­ke­ting mit On­li­ne-Tools spe­zia­li­siert.