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„Tipps und Tricks zum Thema E-Mail“

„Achtung, Powerpoint-Show“

Eine der grössten Unsitten im E-Mail-Zeitalter ist der massenweise Versand von vermeintlich lustigen Powerpoint-Folien, Witzen, Filmsequenzen und ähnlichen Spässen. Unverlangt wird da tonnenweise Material an Leute verschickt, die daran keinerlei Interesse haben.

E-Mail Tipps
Quelle: Gerd Altmann auf Pixabay

Besonders peinlich wird die Angelegenheit, wenn das Material an die Firmenadresse eines Bekannten geschickt wird und diese riesigen Dateianhänge gelegentlich den E-Mail-Server des Arbeit­gebers zum Absturz bringen.

BCC anstatt CCZudem werden diese E-Mails meist per Carbon Copy-Befehl (CC) anstatt per Blind-Copy-Befehl (BCC) verschickt. So ist schnell ersichtlich wer zum Bekanntenkreis des Absenders gehört. Da sträuben sich jedem Datenschutzgläubigen die Haare. Pech gehabt für denjenigen, der seine persönliche E-Mail-Adresse nur den besten Freunden und Geschäftspartnern mitteilen wollte. Versender von SPAM (Werbemüll) haben an solchen E-Mails eine Riesenfreunde, können sie damit ihren Adressenbestand denkbar einfach erweitern.

Dabei ginge das Ganze viel einfacher. Eine einfache Anfrage bei den Bekannten, ob sie Interesse an solchen Spässen haben, könnte das Problem entschärfen. Zudem sollte man es mit diesen Dateianhängseln, in der Fachsprache Attachment genannt, nicht übertreiben. Diese Anhängsel sollten eine Grösse von ca. 9 Megabyte nicht übersteigen.

Wenn schon Kopien an mehrere Personen, die sich nicht gegenseitig kennen, per Blind Copy-Befehl (BCC). Damit sieht der Empfänger nicht, wer das entsprechende E-Mail noch erhalten hat.

Achtung Outlook Express-Anwender: Standardmässig ist der Befehl BCC deaktiviert. Mit dem Befehl „Ansicht - Alle Kopfzeilen“ wird der Befehl BCC aktiviert.

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„Ordnung bewahren“

Gemäss langjährigen E-Mail-Benut­zern sollte der Post­eingangsordner immer leer sei. Konkret bedeutet das, das E-Mails, welche nicht sofort gelöscht werden, in einen geeig­neten Un­ter­ordner ver­schoben werden. Diese Unter­ord­ner kann man praktisch mit jedem E-Mail-Programm in ein paar Sekunden einrichten. Aufgrund eigener Er­fah­run­gen könnte folgende Struktur Anwendung finden:

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„Pendent“

In den Ordner „Pendent“ kommt alles, was noch verarbeitet werden muss. Eventuell legt man je nach Priorität einen eigenen Ordner an.

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„Newsletter“

Hier schlummern alle ungelesenen, abonnierten Newsletter.

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„Abos“

Man sollte ein eigenes Verzeichnis für die Info-E-Mails anlegen, die man erhält, wenn man sich für einen News­letter oder eine Diskussions­liste einträgt. Zu einem späteren Zeitpunkt weiss man oft nicht mehr, unter welcher Adresse man sich eingetragen hat und wie man das Abo wieder abbestellen kann.

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„Privat“

Falls auf dem Geschäfts-PC private E-Mails eintreffen, könnten diese E-Mails in diesen Ordner verschoben werden.

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„Kunde X, Lieferant Y“

Denkbar ist pro Kunde oder Lieferant einen eigenen Ordner anzulegen. Da dieses System bald zu einem Overkill an Ordner führen kann, legt man einen Ordner nur für diejenigen Kunden und Lieferanten an, mit denen man einen re­gen Schriftverkehr pflegt.

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„Archiv“

Bearbeitete E-Mails gehören in das Archiv. Man ist immer wieder mal froh, wenn man einen bestimmten Sach­ver­halt nachlesen kann. Man muss einfach im Voraus abklären, wie lange man die E-Mails archivieren will.

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„Automatisierung“

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Viele E-Mail-Programme bieten die Möglichkeit an, sogenannte Fil­ter­regeln einzusetzen. Diese übernehmen viele Routinearbeiten für den Anwender. Einige Beispiele:

Diese Filterregeln werden meistens mit einem Assistenten angelegt und erfordern keinerlei Programmier­kenntn­isse. Es ist zwar nicht immer ganz einfach von Anfang an optimale Filterregeln zu erstellen. Prüfen Sie darum re­gelmässig die Ergebnisse und opti­mieren Sie Ihre Filter­regeln.

Autor: Walter B. Walser, kundennutzen.ch

Redaktor

Walter B. Walser ist Online-Mar­ke­ting Ma­na­ger und Re­dak­tor. Er half frü­her Un­ter­neh­mern 100% mehr aus Ihrer Web­site her­aus­zu­ho­len. Er hat KMU in Bezug auf deren Web­auf­tritt be­raten und sich auf die Web­si­te-Pfle­ge, Web­site-Opti­mie­rung und das On­li­ne-Mar­ke­ting mit On­li­ne-Tools spe­zia­li­siert.
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