E-Mails: Die Grundlagen
Bei E-Mails, wie bei allen Kommunikationsmitteln, gibt es bestimmte Spielregeln. Im nächsten Abschnitt tauchen wir in die Welt der E-Mail-Einrichtung und -Verwaltung im Alltag ein.
Bild: Gerd Altmann auf Pixabay.com
Konfiguration
- Korrekter Absender
Konfigurieren Sie in Ihrem E-Mail-Programm eine korrekte Absender-Erkennung. Zur Kontrolle senden Sie sich selbst eine E-Mail. - Signatur verwenden
Verwenden Sie eine Signatur unter dem E-Mail-Text, diese sollte aber nicht mehr als 4 Zeilen umfassen (Standard). Eventuell ergänzen Sie die Signatur mit der Grussformel.
ANZEIGE
Handhabung
- Betreff
Verwenden Sie immer eine aussagefähige Betreffzeile. E-Mails ohne Betreff werden teilweise von Antispam-Systemen herausgefiltert. - Anrede
Verwenden Sie immer eine korrekte, höfliche Anrede. - Fehler
Vermeiden Sie (zu viele) Rechtschreibfehler. - Zitieren
Beim Beantworten einer E-Mail zitieren Sie nicht den ganzen Text. Solche E-Mails wirken sehr unübersichtlich. Zitieren Sie nur die benötigten Abschnitte. - Gruss
Beenden Sie Ihre E-Mails immer mit einem höflichen Gruss, eventuell automatisch via Signatur. - Grösse der Beilagen beachten
Versenden Sie nicht unaufgefordert E-Mails im Mega-Byte-Bereich. Nicht jeder Empfänger hat eine Breitbandverbindung ins Internet und immer mehr Anwender rufen ihre E-Mails auch per Smartphone ab. - Attachments
Müssen Sie einen grösseren Anhang versenden, komprimieren Sie ihn vorher. - Dateiformat beachten
Versenden Sie keine Anhänge in einem Format, welches Ihr Partner nicht lesen kann. Klären Sie diesen Punkt im Voraus ab (Version beachten!). - Aktuelles Antivirenprogramm verwenden
Überprüfen Sie Ihre E-Mails auf Viren. - Verschlüsselung
Verschlüsseln Sie Ihre E-Mails bei wichtigem Sachverhalt. Achten Sie aber darauf, ob der Empfänger diese E-Mails auch entschlüsseln kann. - GROSSSCHREIBEN vermeiden
SCHREIBEN SIE NICHT GROSS, gilt im Internet als Schreien und ist nur sehr schwer lesbar. Falls Sie die Gross-/Kleinschreibung nicht beherrschen, schreiben Sie besser alles klein. - Spam
Spammen Sie nicht (versenden Sie keinen Werbemüll). - BCC anstatt CC
Wenn Sie ein E-Mail an mehrere Personen versenden, verwenden Sie für die Kopien nicht den Befehl CC (Carbon Copy), sondern die Anweisung BCC (Blind Carbon Copy). - Hoax
Leiten Sie keine Kettenbriefe (Hoax) weiter. (E-Mails wie „ein gefährlicher Virus ist unterwegs“ etc.). - Order für die Übersicht
Legen Sie im E-Mail-Programm Ordner an. Damit können Sie Ihre E-Mails wesentlich übersichtlicher verwalten. - Archivierung
E-Mails löschen oder archivieren? Definieren Sie Richtlinien, wie mit den E-Mails umgegangen wird. Beachten Sie die gesetzlichen Regelungen. - Zweite Adresse verwenden
Nehmen Sie gerne an Gewinnspielen teil? Die eingereichten E-Mail-Adressen werden des Öfteren für unverlangte Werbeversände zweckentfremdet. Besorgen Sie sich für Gewinnspiele eine kostenlose E-Mail-Adresse bei einem der zahllosen Anbieter. Diese Adressen können Sie in regelmässige Abständen auflösen.
Autor: Walter B. Walser, kundennutzen.ch
PS
Kundennutzen.ch unterstützt seit 2001 Personen, die ihre Website selbst pflegen wollen. Sie erhalten Know-how, um ihre Website Schritt für Schritt zu verbessern, bis sich namhafte Erfolge einstellen. Selbst, wenn sie bisher damit keine Kunden gewonnen haben. Welches Problem plagt Sie?
