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„Korrekter Umgang mit E-Mails“

„E-Mail Checkliste“

Wie bei jeder Kommunikationsform, muss man auch bei E-Mail einige Regeln beachten.
Im folgenden Beitrag geht es um die Konfiguration und Handhabung von E-Mails in der tagtäglichen Praxis.

„Konfiguration“

• Korrekter Absender
  Konfigurieren Sie in Ihrem E-Mail-Programm eine korrekte Absender-Erkennung. Zur Kontrolle senden Sie sich selbst eine E-Mail.
• Text-E-Mails sind effizienter
  Versenden Sie Ihre E-Mails im Text-Format, nicht im HTML-Format. Text-E-Mails sind kompakter und damit auch schneller übertragen.
• Signatur verwenden
  Verwenden Sie eine Signatur unter dem E-Mail-Text, diese sollte aber nicht mehr als 4 Zeilen umfassen (Standard). Eventuell ergänzen Sie die Signatur mit der Grussformel.

„Handhabung“

• Betreff
  Verwenden Sie immer eine aussagefähige Betreffzeile. E-Mails ohne Betreff werden teilweise von Antispamsystemen herausgefiltert.
• Anrede
  Verwenden Sie immer eine korrekte, höfliche Anrede.
• Fehler
  Vermeiden Sie (zu viele) Rechtschreibfehler.
• Zitieren
  Beim Beantworten einer E-Mail zitieren Sie nicht den ganzen Text. Solche E-Mails wirken sehr unübersichtlich. Zitieren Sie nur die benötigten Abschnitte.
• Gruss
  Beenden Sie Ihre E-Mails immer mit einem höflichen Gruss, ev. automatisch via Signatur.
• Grösse der Beilagen beachten
  Versenden Sie nicht unaufgefordert E-Mails im Mega-Byte-Bereich. Nicht jeder Empfänger hat eine Breitbandverbindung ins Internet und immer mehr Anwender rufen ihre E-Mails auch per Smartphone ab.
• Attachments
  Müssen Sie einen grösseren Anhang versenden, komprimieren Sie ihn vorher. Klären Sie ggf. diesen Punkt im Voraus ab.
• Dateiformat beachten
  Versenden Sie keine Anhänge in einem Format, welches Ihr Partner nicht lesen kann. Klären Sie diesen Punkt im Voraus ab (Version beachten!).
• Aktuelles Antivirenprogramm verwenden
  Überprüfen Sie Ihre E-Mails auf Viren.
• Verschlüsselung
  Verschlüsseln Sie Ihre E-Mails bei wichtigem Sachverhalt. Achten Sie aber darauf, ob der Empfänger diese E-Mails auch entschlüsseln kann.
• GROSSSCHREIBEN vermeiden
  SCHREIBEN SIE NICHT GROSS, gilt im Internet als Schreien und ist nur sehr schwer lesbar. Falls Sie die Gross/Kleinschreibung nicht beherrschen, schreiben Sie besser alles klein.
• Spam
  Spammen Sie nicht (versenden Sie keinen Werbemüll).
• BCC anstatt CC
  Wenn Sie ein E-Mail an mehrere Personen versenden, verwenden Sie für die Kopien nicht den Befehl CC (Carbon Copy), sondern die Anweisung BCC (Blind Carbon Copy).
• Hoax
  Leiten Sie keine Kettenbriefe (Hoax) weiter. (E-Mails wie „ein gefährlicher Virus ist unterwegs“ etc.).
• Order für die Übersicht
  Legen Sie im E-Mail-Programm Ordner an. Damit können Sie Ihre E-Mails wesentlich übersichtlicher verwalten.
• Archivierung
  E-Mails löschen oder archivieren? Definieren Sie Richtlinien, wie mit den E-Mails umgegangen wird. Beachten Sie auch die gesetzlichen Regelungen.
• Zweit Adresse verwenden
  Nehmen Sie gerne an Gewinnspielen teil? Die eingereichten E-Mail-Adressen werden des öfteren für unverlangte Werbeversände zweckentfremdet. Besorgen Sie sich für Gewinnspiele eine kostenlose E-Mail-Adresse bei einem der zahllosen Anbieter. Diese Adressen können Sie in regelmässig Abständen auflösen.

Autor: Walter B. Walser, task-force.ch Website-Promotion