Effizienzsteigernde Tipps für die Adres­sen­ver­wal­tung

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Informationen gemäss Stand vom 21.5.2021

In Programmen zur Adressenverwaltung gibt es oftmals Dubletten, weil verschiedene Mit­ar­bei­ter nach verschie­de­nen Systemen Adres­sen er­fassen und mutieren.

Adressenverwaltung

Zudem variieren die Angaben im Handels­register, Telefon­register und die Angaben auf den Fir­men­websites erheb­lich. Um Probleme zu vermeiden, definieren Sie im Voraus, wie Adres­sen be­ar­beitet werden. Stellen Sie Ihre eigenen Re­ge­ln zusammen. Folgende Bei­spiele können helfen:

Inhalts­ver­zeich­­nis: Ad­res­sen­­­ver­waltung

Firmenname

  • Schreibweise
    Werden die Firmennamen in der üblichen Gross/Kleinschreib­weise geschrieben oder werden die individuellen Schreib­­weisen der Firmen übernommen?
    Beispiele:
    Hager Fahrzeugtechnik AG
    hager fahrzeugtechnik ag
    HAGER Fahrzeugtechnik AG
    Joseph Hager Fahrzeugtechnik AG
    Hager Joseph Fahrzeugtechnik AG
    Empfehlung: Schreibweise wie im ersten Beispiel und ohne durchgehende Grossbuchstaben.
  • Firmenname gemäss ….
    Wie wird der Firmenname geschrieben? Wird der Firmenname gemäss Handels­register, elektronischem Te­le­fon Verzeichnis (ETV) oder gemäss Firmen-Website oder -Prospekt verwendet? Die Bezeich­nungen in den je­weiligen Verzeich­nissen weichen oftmals sehr voneinander ab.
    Beispiele:
    Nord Garage
    Müller GmbH Nord Garage
    Empfehlung: Verwenden Sie die offizielle Bezeichnung gemäss Handelsregister.

Strasse

  • Abkürzung oder ausgeschrieben?
    Sollen Abkürzungen verwendet werden?
    Verwenden Sie den Begriff „Hauptstr. 45“ oder „Hauptstrasse 45“?
  • Strasse anstatt Postfach?
    Verwenden Sie in den Adressen die Strassenbezeichnung, das Postfach oder beides?

Ortschaft

  • Ort mit oder ohne Kanton?
    Wird nach der Ortschaft der Kanton genannt?
    Beispiele:
    Also „2400 Le Locle“ oder „2400 Le Locle NE“

Telefonnummern

  • System auswählen
    Schreiben Sie eine Telefonnummer so 071 / 999 999 9, 071 99 99 999,
    +41 71 999 99 99 oder welches System wird angewendet?

Allgemein

  • Welche Adresse?
    Einige Firmen besitzen eine Postadresse und eine andere Adresse für den Firmensitz. Welche Adresse ver­wen­den Sie in solchen Fällen?
  • Alte Adressen
    Werden alte Adressen aus der Datenbank gelöscht oder auf „Inaktiv“ gesetzt?
  • Mitarbeiter
    So wenige Mitarbeiter wie nur möglich sollten die Adressen bearbeiten. Die Mitarbeiter müssen entsprechend in­struiert sein. Damit nicht jeder Mitarbeiter sein eigenes System erfindet, müssen die wesentlichen Punkte auf einer Checkliste vorhanden sein.

Lesen Sie dazu auch den Beitrag Signaturen.

Adressenänderung Online

Wo müssen Sie bei einem Adressenwechsel respektive Umzug überall online die Adresse anpassen?

  • Website: Impressum, eventuell in der Sidebar oder im Footer
  • E-Mail: Signaturen
  • In Downloads
  • In Werbung
  • Domainregistrar
  • Website-Provider
  • Google MyBusiness
  • Webverzeichnisse
  • Social Media Portale
  • Presse Portale
  • Alle anderen Portale
  • SwissPass
  • VG Wort

Dazu brauchen Sie eine Passwortliste.

Autor: Walter B. Walser, kundennutzen.ch

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Gründer des pra­xis­na­hen On­li­ne-Mar­ke­ting Ma­ga­zins kundennutzen.ch, Autor und Online-Marketing Manager. Er half frü­her Un­ter­neh­mern 100% mehr aus Ihrer Web­site he­r­au­­s­zu­­­ho­len. Er hat KMU in Bezug auf deren Web­auf­tritt be­raten und sich auf die Web­si­te-Pfle­ge, Web­si­te-Opti­mie­rung und das On­li­ne-Mar­ke­ting mit On­li­ne-Tools spe­zia­li­siert.