„Effizienzsteigernde Tipps für die Adressenverwaltung“

„Checkliste“

Informationen gemäss Stand vom per 18.7.2019

In Adressenverwaltungsprogrammen gibt es oftmals Dubletten, weil verschiedene Mitarbeiter nach verschiedenen Systemen Adressen erfassen und mutieren.

Zudem variieren die Angaben im Handelsregister, Telefonregister und die Angaben auf den Firmenwebsites erheblich. Um Probleme zu vermeiden, definieren Sie im Voraus, wie Adressen bearbeitet werden. Stellen Sie Ihre eigenen Regeln zusammen. Folgende Beispiele können helfen:

„Inhaltsverzeichnis“

• Firma
• Strasse
• Ort
• Telefonnummern
• Allgemein
• Adressenänderung Online

„Firmenname“

• Schreibweise
  Werden die Firmennamen in der üblichen Gross/Kleinschreibweise geschrieben oder werden die individuellen Schreibweisen der Firmen übernommen?
  Beispiele:
  Hager Fahrzeugtechnik AG
  hager fahrzeugtechnik ag
  HAGER Fahrzeugtechnik AG
  Joseph Hager Fahrzeugtechnik AG
  Hager Joseph Fahrzeugtechnik AG
  Empfehlung: Schreibweise wie im ersten Beispiel und ohne durchgehende Grossbuchstaben.
• Firmenname gemäss ....
  Wie wird der Firmenname geschrieben? Wird der Firmenname gemäss Handelsregister, Elektronischem Telefon Verzeichnis (ETV) oder gemäss Firmen-Website oder -Prospekt verwendet? Die Bezeichnungen in den jeweiligen Verzeichnissen weichen oftmals sehr voneinander ab.
  Beispiele:
  Nord Garage
  Müller GmbH Nord Garage
  Empfehlung: Verwenden Sie die offizielle Bezeichnung gemäss Handelsregister.

„Strasse“

• Abkürzung oder ausgeschrieben?
  Sollen Abkürzungen verwendet werden?
  Verwenden Sie den Begriff "Hauptstr. 45" oder "Hauptstrasse 45"?
• Strasse anstatt Postfach?
  Verwenden Sie in den Adressen die Strassenbezeichnung, das Postfach oder beides?

„Ortschaft“

• Ort mit oder ohne Kanton?
  Wird nach der Ortschaft der Kanton genannt?
  Beispiele:
  Also "2400 Le Locle" oder "2400 Le Locle NE"

„Telefonnummern“

• System auswählen
  Schreiben Sie eine Telefonnummern so 071 / 999 999 9, 071 99 99 999,
  +41 71 999 99 99 oder welches System wird angewendet?

„Allgemein“

• Welche Adresse?
  Einige Firmen besitzen eine Postadresse und eine andere Adresse für den Firmensitz. Welche Adresse verwenden Sie in solchen Fällen?
• Alte Adressen
  Werden alte Adressen aus der Datenbank gelöscht oder auf "Inaktiv" gesetzt?
• Mitarbeiter
  So wenige Mitarbeiter wie nur möglich sollten die Adressen bearbeiten. Die Mitarbeiter müssen entsprechend instruiert sein. Damit nicht jeder Mitarbeiter sein eigenes System erfindet, müssen die wesentlichen Punkte auf einer Checkliste vorhanden sein.

Lesen Sie dazu auch den Beitrag Signaturen.

„Adressenänderung Online“

Wo müssen Sie bei einem Adressenwechsel respektiv Umzug überall online die Adresse anpassen?

• Website: Impressum, eventuell in der Sidebar oder im Footer
• E-Mail: Signaturen
• In Downloads
• In Werbung
• Domainregistrar
• Website-Provider
• Google MyBusiness
• Webverzeichnisse
• Social Media Portale
• Presse Portale
• Alle anderen Portale
• SwissPass
• VG Wort

Dazu brauchen Sie eine Passwortliste.

Autor: Walter B. Walser, kundennutzen.ch